| БАЙГУУЛЛАГЫН АРХИВЫН АЖЛЫН ҮНДСЭН ЗААВАР |
|
Үндэсний архивын газрын даргын 2007 оны 06 дугаар сарын 07-ны өдрийн 59 дүгээр тушаалаар батлав.
БАЙГУУЛЛАГЫН АРХИВЫН АЖЛЫН ҮНДСЭН ЗААВАР
НЭГДҮГЭЭР БҮЛЭГ
НИЙТЛЭГ ҮНДЭСЛЭЛ
1.1.Байгууллагын архив
1.1.1. Үндэсний архивын сан хөмрөгийн төрийн өмчид хамаарах баримтыг 1.1.2. Энэ зааврын 1.1.1-д заасан баримтыг байгууллагын зохион 1.1.3. Архивын үйл ажиллагаанд Монгол Улсын Үндсэн хууль, Архивын 1.1.4. Архивын орон тоо, зохион байгуулалтыг: -архивын ажилтны хөдөлмөрийн норм, -архивын хөдөлмөр зохион байгуулалтын түвшин, -Үндэсний архивын газрын санал, дүгнэлт зэргийг харгалзан тухайн байгууллага тогтооно. 1.1.5. Байгууллагын удирдлага нь архивыг мэргэжлийн боловсон хүчин, зориулалтын өрөө тасалгаа, тоног төхөөрөмж, техник хэрэгсэл болон 1.1.6. Энэ заавраар тогтоосон хэм хэмжээг зөрчсөн архивын ажилтан 1.1.7. Төрийн бус байгууллага, хувийн хэвшлийн аж ахуйн нэгж, 1.2. Архивын төрөл 1.2.1. Архив нь байгууллагын эрх хэмжээ, чиг үүрэг, үйл ажиллагааны цар Байгууллагын төрөлжсөн архив. Тодорхой салбарт хамаарах, харъяаллын бүх шатны байгууллагын баримтыг нутаг дэвсгэрийн байрлалаас үл хамааран салбарын хэмжээнд төвлөрүүлэн хадгалж буй архив. Байгууллагын анхан шатны архив. Зөвхөн тухайн байгууллагын баримтыг хадгалж буй архив. 1.2.2. Төрөлжсөн архивын үйл ажиллагаанд "Төрийн архивын ажлын үндсэн 1.2.3. Архивт хадгалагдаж буй баримтын бүрэлдэхүүн, зохион бүрдүүлсэн Тайлбар: Шинжлэх ухаан, техникийн болон кино, гэрэл зураг, дуу, дүрс бичлэгийн, түүнчлэн цахим баримтыг архивт хүлээн авах, хадгалах, ашиглуулах үйл ажиллагааг тусгай заавар, журмаар зохицуултна.
1.3. Архивын үндсэн зорилт, чиг үүрэг 1.3.1. Архивын үндсэн зорилт нь: -архивыг түүх, эрдэм шинжилгээний үнэ цэнэтэй баримтаар нөхөн бүрдүүлэх; -архивын баримтын хадгалалтын тохиромжтой нөхцлийг бүрдүүлэх, -архивын баримтанд тоо бүртгэл хөтлөх, -архивын баримтанд эрдэм шинжилгээний лавлах үйлдэх, -архивт хадгалагдаж буй баримтыг түүх, соёл, улс төр, эдийн засаг, эрдэм шинжилгээ, судалгааны зорилгоор, түүнчлэн байгууллага, иргэдийн хууль ёсны эрх, ашиг сонирхлыг хангахад ашиглуулах, -архивын хууль тогтоомжид заасан хугацаа, шаардлагын дагуу байнгын хадгалалтанд баримт шилжүүлэх зэрэг болно. 1.3.2. Архив нь үндсэн зорилтоо хэрэгжүүлэхийн тулд дараах чиг үүргийг -нөхөн бүрдүүлэлтийн эх үүсвэр-байгууллагын зохион байгуулалтын нэгжийн жагсаалт гаргах, -зохион байгуулалтын нэгжээс эмхлэн цэгцлэгдсэн баримт хүлээн авах, архивын баримтын хадгалалтын тохиромжтой нөхцлийг бүрдүүлж, тэдгээрийн бүрэн бүтэн байдлыг хангах, -архивт хүлээн авсан баримтанд тоо бүртгэлийн үндсэн болон туслах баримт бичиг хөтлөх, -архивын баримтын эрэл хайлтыг боловсронгуй болгох зорилгоор данс, түүхчилсэн лавлах зэрэг эрдэм шинжилгээний лавлах үйлдэх, -байгууллагын удирдлага, эохион байгуулалтын нэгж, түүнчлэн салбарын болон сонирхогч байгууллагыг архивын мэдээллээр хангах, -байгууллага, иргэдийн хүсэлтийн дагуу архивын лавлагаа олгох, -баримтын үзэсгэлэн зохион байгуулах, эмхэтгэл бэлтгэх, баримтын ашиглалтанд тоо бүртгэл хөтлөх, -баримтын үнэ цэнийг нягтлан шалгах, байнгын хадгалалтанд баримт сонгох болон шилжүүлэхтэй холбогдсон зохион байгуулалтын арга хэмжээ авч хэрэгжүүлэх, -зохион байгуулалтын нэгжид хөтлөгдөж буй хэрэг, тэдгээрийн эмх цэгц, хадгалалтанд хяналт тавих, -хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалт боловсруулахад оролцох, -зохион байгуулалтын нэгжид архивын ажлын талаар арга зүйн туслалцаа үзүүлэх, -архивын ажлын талаар арга зүйн баримт бичиг боловсруулах, -архивын ажилтны мэдлэг, мэргэжлийг дээшлүүлэх талаар зохиож буй арга хэмжээнд оролцох.
1.4. Архивын эрх 1.4.1. Архив нь өөрийн үндсэн зорилт, чиг үүргээ хэрэгжүүлэхийн тулд дараах эрх эдэлнэ. Үүнд: -хөтлөгдөж дууссан хэргийг эмхлэн цэгцэлж, цаг хугацаанд ыь архивт шилжүүлэхийг зохион байгуулалтын нэгж, ажилтнаас шаардах, -зохион байгуулалтын нэгж, ажилтан энэ зааврыг хэрхэн хэрэгжүүлж буйд хяналт тавих, -архивын ажилд зайлшгүй шаардагдах бүртгэл, жагсаалт зэргийг зохион байгуулалтын нэгж, ажилтнаас гаргуулж авах, -архивын ажлыг сайжруулах, боловсронгуй болгох асуудлаар холбогдох байгууллага, албан тушаалтанд санал, дүгнэлт гаргах, -архивын хууль тогтоомж зөрчсөн үйл ажиллагааны талаар архив, албан хэрэг хөтлөлтийн улсын хяналтын албанд мэдэгдэх
ХОЁРДУГААР БҮЛЭГ БАРИМТЫН ҮНЭ ЦЭНИЙГ НЯГТЛАН ШАЛГАХ
2.1. Баримтын үнэ цэнийг нягтлан шалгах арга зүйн үндэс 2.1.1. Баримтын хадгалах хугацааг тогтоох, тэдгээрийг байнгын хадгалалтанд сонгох эорилгоор баримт бүрийн үнэ цэнийг нягтлан шалгана. 2.1.2. Баримтын үнэ цэнийг нягтлан шалгахдаа тэдгээрт түүхийн үүднээс Баримтын гарал үүслийн шалгуурт: төрийн буюу тодорхой салбарын тогтолцоонд тухайн байгууллагын эзэлж буй байр суурь, зорилт, чиг үүрэг, ач холбогдол, хувь хүний төр, нийгэмд гүйцэтгэсэн үүрэг, баримт үүссэн он цаг, газар орон зэргийг хамааруулна. Баримтын агуулгын шалгуурт: баримтанд тусгагдсан үйл явдал, зүйл, үзэгдэл юмсын бодит байдал, ач холбогдол, тухайн баримтанд агуулагдаж буй мэдээлэл өөр баримтанд давтагдсан байдал, баримтын нэр төрөл, эх баримт мөн эсэх зэргийг хамааруулна. Баримтын гадаад онцлогийн шалгуурт. баримт зохион бүрдүүлсэн арга, техник, мэдээлэл тээгчийн төрөл, баримтын он, сар, өдөр, дугаар, гарын үсэг, тамга, тэмдэг гэх мэт албан ёсны бүрдэл, цохолт, тэмдэглэл, санал, хэлний онцлог болон физик шинж чанар зэргийг хамааруулна. 2.1.3. Баримтын үнэ цэнийг нягтлан шалгаж, тэдгээрийн түүх, эрдэм -архивын ажлын талаар мөрдөгдөж буй хууль тогтоомжийн акт, -баримт бичиг хадгалах хугацааны үлгэрчилсэн жагсаалт болон байгууллагын баримт бичиг хадгалах хугацааны жагсаалт, түүнчлэн хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалт, -архивын ажлын талаар Үндэсний архивын газраас баталсан арга зүйн баримт бичиг зэргийг удирдлага болгоно.
2.2. Баримтын үнэ цэнийг нягтлан шалгах ажлын зохион байгуулалт 2.2.1. Баримтын үнэ цэнийг: -албан хэрэг хөтлөлтийн шатанд /хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалт боловсруулах, хэрэг бүрдүүлэх, хөтлөгдөж дууссан хэргийг архивт шилжүүлэхэд бэлтгэх үед/, -архивт хадгалах шатанд /байнгын хадгалалтанд баримт сонгох болон шилжүүлэхэд бэлтгэх үед/ тус тус нягтлан шалгана. 2.2.2. Баримтын үнэ цэнийг нягтлан шалгах, байнгын хадгалалтанд баримт 2.2.3. Байгууллагын дэргэдэх ББНШК нь өөрийн зорилт, чиг үүрэг, эрх, 2.2.4. Байгууллагын дэргэдэх ББНШК нь 3-5 хүний бүрэлдэхүүнтэй байх 2.2.5. Байгууллагын дэргэдэх ББНШК нь зохих төрийн архивын дэргэдэх 2.2.6. Байгууллагын дэргэдэх ББНШК-ын үндсэн зорилт нь: -хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалт боловсруулах, хэрэг бүрдүүлэх, хөтлөгдөж дууссан хэргийг архивт шилжүүлэхэд бэлтгэх явцад баримтын үнэ цэнийг нягтлан шалгах ажлыг зохион байгуулах, -байнгын хадгалалтанд баримт сонгох болон шилжүүлэхэд бэлтгэх ажлыг зохион байгуулах. 2.2.7. Байгууллагын дэргэдэх ББНШК нь дараах чиг үүргийг гүйцэтгэнэ. Үүнд: -байгууллагын баримт бичиг хадгалах хугацааны жагсаалт, байнга, түр хадгалах хадгаламжийн нэгжийн данс, бүртгэл болон боловсон хүчний хувийн хэргийн бүртгэл, түүнчлэн устгах хэргийн акт зэргийг хянан хэлэлцэх, зохих төрийн архивын дэргэдэх ББНШАЗК-ын хурлаар хэлэлцүүлэх, -байгууллагын баримт бичиг хадгалах хугацааны жагсаалтаар тогтоосон зарим нэр төрлийн баримтын хадгалах хугацаанд өөрчлөлт оруулах, түүнчлэн жагсаалтанд ороогүй баримтын хадгалах хугацааны талаар санал боловсруулж зохих төрийн архивын дэргэдэх ББНШАЗК-ын хурлаар хэлэлцүүлэх, -архив, албан хэрэг хөтлөлтийн талаар байгууллагын хэмжээнд дагаж мөрдөх арга зүйн баримт бичиг боловсруулахад оролцох, хэлэлцэх. 2.2.8. Байгууллагын дэргэдэх ББНШК нь батлагдсан төлөвлөгөөний дагуу
2.3. Баримтын үнэ цэнийг нягтлан шалгах журам
2.3.1 Баримтын үнэ цэнийг байгууллагын зохион байгуулалтын нэгжийн 2.3.2. Баримтын үнэ цэнийг нягтлан шалгах явцад байнга хадгалах хэрэг, 2.3.3. Байнга, түр хадгалах хэргийг хуудас бүрээр нь нягтлан шалгах бөгөөд 2.3.4. "НШ" /нягтлан шалгах/ гэсэн тэмдэглэгээтэй хэргийн бүрэлдэхүүнийг Шинээр бүрдүүлсэн байнга хадгалах хэргийг хуудас бүрээр нь дахин нягтлан шалгана. Үлдэж буй түр хадгалах баримт бүхий хэргийн хадгалах хугацааг баримт бичиг хадгалах хугацааны жагсаалт буюу хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалтын дагуу тогтооно. 2.3.5. Түр хадгалах хэргийг тэдгээрийн хадгалах хугацаа дууссаны дараа 2.3.6. Архив нь байнгын хадгалалтанд баримт сонгохдоо зохих төрийн 2.4. Баримтын үнэ цэнийг нягтлан шалгах ажлын үр дүн 2.4.1. Баримтын үнэ цэнийг нягтлан шалгаж дууссаны дараа байнга 2.4.2. Байнга, түр хадгалах хадгаламжийн нэгжийн данс, бүртгэл болон 2.4.3. Хадгалах хугацаа дууссан устгах хэргийг дараагийн онд үйлдэх актанд 2.4.4. Хэрэв устгах хэргийн актанд хэд хэдэн зохион байгуулалтын нэгжийн 2.4.5. Устгах хэргийг хоёрдогч түүхий эд /хаягдал/ боловсруулах газарт 2.4.6. Устгах хэргийг хоёрдогч түүхий эд /хаягдал/ боловсруулах газарт ГУРАВДУГААР БҮЛЭГ
АРХИВЫН НӨХӨН БҮРДҮҮЛЭЛТ 3.1. Архивын нөхөн бүрдүүлэлтийн эх үүсвэр 3.1.1. Архивын нөхөн бүрдүүлэлт нь байгууллагын зохион байгуулалтын Архивын нөхөн бүрдүүлэлт нь архивын нөхөн бүрдүүлэх эх үүсвэр болон архивт шилжүүлэх баримтын бүрэлдэхүүнийг тодорхойлох, түүнчлэн архивт баримт хүлээн авах ажилбараас тус тус бүрдэнэ. 3.1.2. Архивын нөхөн бүрдүүлэлтийн эх үүсвэр нь: -байгууллагын зохион байгуулалтын нэгж, -бие даасан хөмрөг үүсгэдэггүй, удирдах дээд шатны байгууллагад баримтаа шилжүүлдэг харъяа газар, -хувь хүн байна. 3.1.3. Архивын нөхөн бүрдүүлэлтийн эх үүсвэрт хувь хүнийг хамааруулахдаа төр, нийгэм, соёл, шинжлэх ухаан, урлаг, спорт болон нийгмийн амьдралын бусад салбарт тэдгээрийн гүйцэтгэсэн үүрэг, оруулсан хувь нэмэр, түүхэн үйл явдалд биечлэн оролцсон байдал, ураг төрөл, найз нөхөд, уран бүтээлийн харилцаа холбоо. ажиллаж байсан байгууллага, хашиж байсан алба, цуглуулсан баримтын агуулга, бүрэлдэхүүн, ач холбогдол зэргийг харгалзан үзнэ.
3.2. Архивт шилжүүлэх баримтын бүрэлдэхүүн 3.2.1. Архив нь өөрийн батлагдсан дүрмийн дагуу байгууллагын зохион байгуулалтын нэгжийн байнга, түр хадгалах хадгаламжийн нэгж болон боловсон хүчний хувийн хэргээр нөхөн бүрдүүлэлт хийнэ. 3.2.2. Бие даасан хөмрөг үүсгэдэггүй, удирдах дээд шатны байгууллагад 3.2.3. Төр, нийгэм, соёл, шинжлэх ухаан, урлаг, спортын нэрт төлөө-
3.3. Хадгаламжийн нэгж бүрдүүлэх журам 3.3.1. Хадгаламжийн нэгж бүрдүүлэх ажлыг байгууллагын зохион байгуулалтын нэгжийн ажилтнууд архивын ажилтны /эрхлэгч/ арга зүйн туслалцаатай хийж гүйцэтгэнэ. Шаардлагатай тохиолдолд зохих төрийн архиваас арга зүйн зөвлөгөө авна. 3.3.2. Хадгаламжийн нэгж бүрдүүлэхдээ: -байнга хадгалах, түр хадгалах баримтыг тус тусад нь ангилан төрөлжүүлэх, - хадгаламжийн нэгжид зөвхөн нэг оны баримтыг оруулах. Харин боловсон хүчний хувийн хэрэг, хяналт шалгалтын болон тухайн хичээлийн жилд бүрддэг сургалтын холбогдолтой баримт, өвчний түүх, шүүхийн хэрэг зэрэг нь он цаг, нэр төрөл, асуудал сэдвийн хувьд харилцан адилгүй баримтаас бүрддэг тул тэдгээрийг хэргийн бүрдлээр нь ангилан төрөлжүүлж хадгаламжийн нэгж бүрдүүлнэ. - хадгаламжийн нэгжид албан ёсны бүрэн бүрдэл бүхий зөвхөн нэг хувь эх баримтыг оруулах /хуулбар хувь, rap ноорог зэргийг ялгах/, -хадгаламжийн нэгж 250 хүртэл хуудастай, 4 см-ээс илүүгүй зузаантай байх, -хадгаламжийн нэгжийн хуудас 250-иас илүү гарвал тэдгээрийг хэд хэдэн боть болгох, -хадгаламжийн нэгжийн баримтыг тэдгээрийн он цаг, асуудал сэдэв, ач холбогдол зэргийг харгалзан байрлуулах зэрэг үндсэн шаардлагыг хангасан байна. 3.3.3. Хадгаламжийн нэгж бүрдүүлэхдээ баримтын он цаг, нэр төрөл, 3.3.4. Тухайн онд хөтлөгдөж шийдвэрлэгдсэн хэргийг тухайн онд нь, хэд 3.3.5. Захирамжлалын баримт бичгийг тэдгээрийн хавсралтын хамт он цаг, Хэрэв хавсралт нь бие даасан баримт бичиг болж /250-иас илүү хуудас бүхий жагсаалт, заавар гэх мэт/ батлагдсан бол тэдгээрийг тусад нь ангилан төрөлжүүлнэ. 3.3.6. Байгууллагын үндсэн үйл ажиллагааны чиглэлээр гаргасан тушаал, 3.3.7. Боловсон хүчний талаар гаргасан тушаал, захирамж зэргийг /ажилд 3.3.8 Удирдах дээд шатны байгууллагаас өгсөн үүрэг даалгавар, тэдгээрийн биелэлтийн талаар гаргасан баримтыг байгууллагын үйл ажиллагааны чиглэлийн дагуу ангилан төрөлжүүлнэ. 3.3.9. Батлагдсан төлөвлөгөө, тайлан, төсөв, удирдамж зэргийг тэдгээрийн 3.3.10. Байгууллагын ажилтан, албан хаагчдын цалингийн цэс, гадуур 3.3.11. Байгууллагын үйл ажиллагааны талаар иргэдээс ирсэн санал, 3.3.12. Ирсэн, явуулсан баримт бичиг буюу харилцсан албан бичгийг 3.3.13. Өмнөх онд тодорхой асуудлаар харилцаж эхэлсэн албан бичгийг 3.3.14. Албан ажлын хэрэгцээнд зориулан хэвлэлийн аргаар бэлтгэсэн буюу 3.3.15. Хадгаламжийн нэгж нь нэг төрлийн баримтаас /тушаал гэх мэт/ 3.3.16. Хадгаламжийн нэгж нь хэд хэдэн нэр төрлийн баримтаас /өргөдөл, 3.4 Архивт хүлээн авч буй хадгаламжийн нэгжид тавих шаардлага 3.4.1. Хадгаламжийн нэгжийн хадгалах хугацаанаас хамааран тэдгээрт 3.4.2. Хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалтын дагуу бүрэн зөв хөтлөгдсөн байнга 3.4.3. Хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалтын дагуу бүрэн зөв хөтлөгдсөн түр 3.4.4. Хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалтын дагуу бүрэн зөв хөтлөгдөөгүй 3.4.5. Хосгүй үнэт баримт бүхий хадгаламжийн нэгжийг зориулалтын 3.4.6. Тухайн хадгаламжийн нэгжид холбогдох хувийн баримт /диплом, 3.4.7. Байнга болон удаан хугацаагаар хадгалах хадгаламжийн нэгж бүрийн 3.4.8. Хадгаламжийн нэгжид буй баримтын хадгалалт, дараалал зэргийг 3.4.9. Хэд хэдэн боть бүхий хадгаламжийн нэгжийн хуудсыг боть бүрээр нь тус тусад нь 1-ээс эхэлж дугаарлана. 3.4.10. Хадгаламжийн нэгжид буй гэрэл зураг, газрын зураг болон зурагт 3.4.11. A3, А2 хэмжээний эвхэж нугалсан хуудсыг дэлгэж, хуудасны баруун 3.4.12. Гэрэл зураг, сонин, сэтгүүлийн хайчилбар битүү наасан xyyдсыг 3.4.13. Хадгаламжийн нэгжид наасан, үдсэн дугтуйг тэдгээрт буй диплом 3.4.14. Хадгаламжийн нэгжийн хуудсыг дугаарлах явцад их хэмжээний 3.4.15. Хадгаламжийн нэгжид энэ зааврын 5 дугаар хавсралтын дагуу баталгааны хуудас бичнэ. Баталгааны хуудсанд хадгаламжийн нэгжийн үндсэн ба нэмэлт хуудасны тоо /дотоод товъёогны хуудасны тоо/-г тоо, үсгээр бичихээс гадна хадгаламжийн нэгжийн хуудас /үндсэн хуудасны тоо/-ыг дугаарлах явцад хуудас алгассан, давхардсан дугаар өгсөн эсэх, гэрэл зураг, газрын зураг бүхий хуудасны тоо, A3, А2 хэмжээтэй хуудасны дугаар, хадгаламжийн нэгжид наасан, үдсэн дугтуйны дугаар, дугтуй доторхи баримтын тоо болон гэмтэлтэй, сэлбэн засагдсан хуудас зэргийг зааж бичнэ. 3.4.16. Хадгаламжийн нэгжид буй баримтын тоо, агуулгыг нээн илрүүлэхийн Тухайн хадгаламжийн нэгжийн бүрэлдэхүүнд орсон өөрчлөлтийг /нэмэгдсэн, хасагдсан, хуулбар хувиар орлуулсан гэх мэт/ дотоод товъёогны "тайлбар" гэсэн баганад зааж бичнэ. Дотоод товъёогны дүн тоог тоо, үсгээр бичнэ. Баталгааны хуудас болон дотоод товъёогт тэдгээрийг үйлдсэн ажилтан албан тушаалын нэр, гарын үсэг, гарын үсгийн тайлалыг гаргацтай бичнэ. 3.4.17. Хадгаламжийн нэгжид буй баримтын бичвэр, он, cap, өдөр, санал, цохолт, тамга, тэмдэгний дардас зэргийг чөлөөтэй уншиж, хувилж болохоор зайд 3.4.18. Хадгаламжийн нэгжийн хавтсан дээр энэ зааврын 7 дугаар Хадгаламжийн нэгжийн гарчиг нь хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалтанд бичигдсэн "хэргийн гарчиг"-ийг үндэслэн баримтын он цаг, нэр төрөл, утга агуулга, асуудал сэдэв, байгууллагын үйл ажиллагааны чиглэл, байгууллага, иргэдтэй харилцсан байдал, зохиогч болон газар орныг илэрхийлсэн, товч тодорхой бичигдсэн байвал зохино. Хадгаламжийн нэгжийн гарчигт тусгагдаагүй, онцгойлон үзвэл зохих баримтын тухай нэмэлт гарчиг бичнэ. Нэмэлт гарчгийг хадгаламжийн нэгжийн гарчгийн дор догол мөрнөөс том үсгээр эхлэн бичнэ. Хэд хэдэн боть бүхий хадгаламжийн нэгжийн хавтсан дээр ерөнхий болон боть бүрийн гарчгийг бичнэ. Хуулбар хувь бүхий хадгаламжийн нэгжийн гарчигт тэдгээр хуулбарыг зааж бичнэ. Харин эх баримт эсэхийг гарчигт дурдахгүй байж болно. Хадгаламжийн нэгжийн хавтсан дээр хэрэг хөтлөгдөж эхэлсэн, дууссан он, cap, өдөр буюу он цагийн хязгаарыг араб тоогоор бичнэ. Жилийн ажлын төлөвлөгөө, тайлангийн гарчигт он цагийн хязгаарыг тусгадаг тул эдгээр хадгаламжийн нэгжийн хавтсан дээр он, cap, өдрийг бичихгүй байж болно. Тодорхой он, cap, өдөр нь чухал ач холбогдолтойд тооцогдох /зохион байгуулалт-захирамжлалын, уран бүтээлийн болон бусад/ хадгаламжийн нэгж, түүнчлэн хэд хэдэн боть бүхий хадгаламжийн нэгжийн он цагийн хязгаар /хамгийн эхний болон сүүлчийн баримтын он, cap, өдөр/-ыг тэдгээрийн хавтсан дээр заавал зааж бичнэ. Хэрэв тушаал, захирамжийн бүртгэлийн дэвтрээр хадгаламжийн нэгж Хурлын тэмдэглэлээр хадгаламжийн нэгж бүрдүүлсэн бол түүний он цагийн хязгаар нь хадгаламжийн нэгжид буй эхний болон сүүлчийн тэмдэглэлийн он, cap, өдөр болно. Боловсон хүчний хувийн хэргийн он цагийн хязгаар нь тухайн хүний хувийн хэрэгт буй ажилд томилсон болон ажлаас чөлөөлсөн тухай тушаал, захирамжийн он, cap, өдөр болно. 3.4.19. Түүнчлэн хадгаламжийн нэгжийн хавтсан дээр заавал байх бүрдлүүд нь баталгааны хуудсыг үндэслэн бичдэг хуудасны тоо болон хадгалах хугацаа юм. Хадгалах хугацааг тэмдэглэхдээ: хадгалах хугацааны жагсаалт, жагсаалтын зүйлийн дугаар, хадгалах хугацааг зааж бичнэ. Жишээ нь: үлгэрчилсэн жагсаалт ашигласан бол ҮЖ-1065 Байнга, байгууллагын жагсаалт ашигласан бол БЖ-103 5 жил гэж бичнэ. 3.4.20. Энэ зааврын 3.3, 3.4 дүгээр зүйлд заасан шаардлагыг бүрэн хангаж буй хэргийг архивын баримтын тоо бүртгэл, ангилалын үндсэн нэгж болох хадгаламжийн нэгж гэж тооцно. 3.5. Данс, бүртгэл үйлдэх журам 3.5.1. Архивыг нөхөн бүрдүүлэх зорилгоор байгууллагын албан хэрэгт 3.5.2. Данс нь байнга хадгалах хадгаламжийн нэгжийн бүртгэл бүхий 3.5.3. Байнга хадгалах хадгаламжийн нэгж, түр хадгалах хадгаламжийн 3.5.4. Данс бүр дэс дугаар бүхий хадгаламжийн нэгжийн бүртгэлтэй байна. 3.5.5. Хадгаламжийн нэгжийн бүртгэл нь: -хадгаламжийн нэгж /боть/-ийн дэс дугаар, -хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалтанд бүртгэгдсэн хэргийн индекс, -хадгаламжийн нэгж /боть/-ийн гарчиг /хадгаламжийн нэгжийн хавтсан дээрх гарчигтай бүрэн тохирсон/, -хадгаламжийн нэгж /боть/-ийн он цагийн хязгаар /эхэлсэн, дууссан он, cap, өдөр/, -хадгаламжийн нэгж /боть/-ийн хуудасны тоо, -хадгаламжийн нэгж /боть/-ийн хадгалах хугацаа /түр хадгалах хадгаламжийн нэгжийн бүртгэлд хадгалах хугацааны жагсаалтын зүйлийн дугаар, хадгалах хугацааг зааж бичнэ/, -тайлбар гэсэн хүснэгтээс бүрдэнэ. 3.5.6. Хадгаламжийн нэгж бүр бие даасан дугаартай байна. Хэд хэдэн 3.5.7. Ижил гарчигтай хадгаламжийн нэгжийг дараалан бүртгэхдээ эхний 3.5.8. Бүртгэлийн "тайлбар" гэсэн хүснэгтэнд тухайн хадгаламжийн нэгжийн физик шинж чанарын тухай, байгууллагын зохион байгуулалтын бусад нэгжид шилжүүлсэн тухай болон хуулбар хувь бий эсэх зэргийг тэмдэглэнэ. 3.5.9. Байнга, түр хадгалах хадгаламжийн нэгжийг бүртгэхдээ байгууллагын - Он цаг-зохион байгуулалтын бүдүүвч. Энэ бүдүүвчийг зохион байгуулалтын нэгжээр дамжуулан үйл ажиллагаа явуулж буй байгууллагын байнга, түр хадгалах хадгаламжийн нэгжийг бүртгэхэд ашиглана. - Он цаг-үйл ажиллагааны бүдүүвч. Энэ бүдүүвчийг зохион байгуулалтын нэгж нь олон дахин өөрчлөгддөг байгууллагын байнга, түр хадгалах хадгаламжийн нэгжийг бүртгэхэд ашиглана. - Он цаг-асуудал сэдвийн бүдүүвч. Энэ бүдүүвчийг баримтын тоо хэмжээ багатай байгууллагын байнга, түр хадгалах хадгаламжийн нэгжийг бүртгэхэд ашиглана. - Он цаг- нэр төрлийн бүдүүвч. Энэ бүдүүвчийг зохион байгуулалтын нэгжгүй байгууллагын байнга, түр хадгалах хадгаламжийн нэгжийг бүртгэхэд ашиглана. - Он цаг-зохион байгуулалт, он цаг-үйл ажиллагаа, он цаг-асуудал сэдэв, он цаг- нэр төрлийн бүдүүвчийн дагуу хадгаламжийн нэгжийг бүртгэхдээ эхлээд оноор нь, он дотор нь зохион байгуулалт, үйл ажиллагааны чиглэл, асуудал сэдэв, нэр төрлөөр нь дараалуулан бүртгэнэ. 3.5.10. Бүртгэлийн эцэст дүн тоог тоо, үсгээр тэмдэглэхээс гадна алгассан, 3.5.11. Байгууллагын эохион байгуулалтын нэгж нь жил бүрийн 1 дүгээр улиралд багтаан байнга хадгалах хадгаламжийн нэгжийн бүртгэл /8 дугаар хавсралт/, түр хадгалах хадгаламжийн нэгжийн бүртгэл /9 дүгээр хавсралт/ үйлдэж тэдгээрийн дагуу архивт баримтаа шилжүүлнэ. 3.5.12. Архив нь зохион байгуулалтын нэгжийн үйлдсэн байнга, түр хадгалах хадгаламжийн нэгжийн бүртгэлийг хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалттай нь тулгаж шалгасны үндсэн дээр нэгтгэж байгууллагын нэгдсэн бүртгэл үйлдэнэ. /1, 2 дугаар хавсралт/
3.6. Архивт баримт хүлээн авах журам 3.6.1. Архив нь хүлээн авч буй баримтын бүрэн бүтэн байдал, эрдэм 3.6.2. Архивт хүлээн авсан баримтын бүртгэл /10 дугаар хавсралт/-д баримт 3.6.3. Архивт баримт дутуу хүлээн авсан тохиолдолд тэдгээрийг эрж 3.6.4. Эх баримт үрэгдэж үгүй болсон тохиолдолд тэдгээрийг хуулбар хувиар
ДӨРӨВДҮГЭЭР БҮЛЭГ
БАРИМТЫН ХАДГАЛАЛТЫН ЗОХИОН БАЙГУУЛАЛТ 4.1. Баримтын бүрэн бүтэн байдлыг хангах арга хэмжээний тогтолцоо 4.1.1. Баримтын хадгалалтын зохион байгуулалт нь баримтыг оновчтой 4.1.2. Архив нь баримтын бүрэн бүтэн байдлыг хангахын тулд дараах зохион -баримтын хадгалалтын материаллаг суурь бий болгох асуудлыг үе шаттай төлөвлөж хэрэгжүүлэх /архивын өрөө тасалгаа, баримт хадгалах хэрэгсэл, хадгалалтын аюулгүй байдлын болон хамгаалалтын техник хэрэгсэл, хувилан олшруулах, түүнчлэн гэмтэлтэй баримтыг сэлбэн засах, сэргээн шинэтгэх техник хэрэгсэл, багс, бийр, цаас, цавуу, шугам, утас, зүү, хайч гэх мэт/, -баримтын хадгалалтын тохиромжтой нөхцөлийг бүрдүүлж, дэглэм горимыг сахих /хадгалалтын чийг, дулаан, гэрэл, ариун цэвэр, эрүүл ахуйн болон хамгаалалтын горим гэх мэт/. 4.1.3. Баримтын хадгалалтын зохион байгуулалтын талаар авах иж бүрэн 4.1.4. Баримтын хадгалалтын материаллаг суурь бий болгох, хадгалалтын
4.2. Архивын өрөө тасалгаанд тавих шаардлага 4.2.1. Архив нь зориулалтын өрөө тасалгаанд байрлана. Архивын 4.2.2. Архивын зориулалтын өрөө тасалгаа байхгүй тохиолдолд 4.2.3. Ариун цэвэр, эрүүл ахуйн шаардлага хангаагүй, чийглэг ихтэй, 4.2.4. Архивын зориулалтын өрөө тасалгаанд: -баримт хүлээн авах өрөө /баримт түр байрлуулах, цэвэрлэх, ариутгах, бүртгэл, жагсаалттай нь тулгаж шалгах гэх мэт/, -хадгаламжийн сан, -баримтын ашиглалтын өрөө /уншлагын танхим, эрдэм шинжилгээ, мэдээлэл лавлагааны сан гэх мэт/, -архивын ажилтны /эрхлэгч/ ажлын өрөө тус тус орно. 4.2.5. Хадгаламжийн сан нь тусдаа өрөөнд байрлана. Хадгаламжийн сангийн өрөө нь гал, усны аюулаас найдвартай хамгаалагдсан, нөөц хаалга, аврах гарцтай байна. Цахилгаан шугам сүлжээний зангилаа, ус дамжуулах ерөнхий шугам хоолой бүхий өрөөнд хадгаламжийн сан байрлуулж үл болно. Хадгаламжийн сангийн өрөө цонхгүй байх тохиолдолд цагт 2-3 удаа агаар солилцуулах хүчин чадал бүхий агааржуулалтын систем байрлуулна. 4.2.6. Хадгаламжийн сан дахь цахилгаан шугам сүлжээний холболт галд тэсвэртэй, сайн чанарын утсаар хийгдсэн, далд байрласан, чийдэн нь хамгаалалтын бүрхүүлтэй байна. Түүнчлэн цахилгааны унтраалгын суурь битүү, зөөврийн гэрэлтүүлэгчийн цахилгаан дамжуулагч утас резинэн бүрээстэй байна. Ерөнхий болон давхрын унтраалгыг хадгаламжийн сангийн өрөөний гадна талд байрлуулна. 4.2.7. Хадгаламжийн санд гал гаргах, тамхи татах, төрөл бүрийн цахилгаан халаагуур хэрэглэх болон тэсрэх дэлбэрэх бодис, химийн бодис, хүнсний бүтээгдэхүүн зэрэг гадны зүйлс байрлуулахыгхориглоно. Баримтын бүрэн бүтэн байдал, хадгалалт, хамгаалалтын иж бүрэн арга хэмжээ авсны үндсэн дээр засвар үйлчилгээний ажил хийж болно. 4.2.8. Архив нь онцгой байдлын үед баримтыг нүүлгэн шилжүүлэх төлөвлөгөө боловсруулж байгууллагын даргаар батлуулна. Төлөвлөгөөнд дараах зүйлийг тусгана. Үүнд: -учирч болзошгүй онцгой байдлын төрөл, -хийж гүйцэтгэх ажил, тэдгээрийн дараалал, -онцгой байдлын үед ажиллах хүмүүсийн албан тушаалын нэр, гүйцэтгэх үүрэг, -баримт нүүлгэн шилжүүлэх газрын нэр, -зөөвөрлөх арга ажиллагаа, машин техник, -эхний ээлжинд нүүлгэн шилжүүлэх баримтын жагсаалт, -эрсдэлд өртсөн баримтыг сэлбэн засах, сэргээн шинэтгэх зохион байгуулалтын арга хэмжээ зэрэг болно. Баримт нүүлгэн шилжүүлэх төлөвлөгөөг архив, хадгаламжийн сангийн өрөөний байрлалын бүдүүвчийг харгалзан боловсруулна. Төлөвлөгөөг нийт ажилтанд албан ёсоор танилцуулж, архив, хадгаламжийн сангийн өрөө тус бүрт болон нийтэд ил харагдах газар байрлуулна. 4.2.9. Архив байрлаж буй байрны давхар, архив, хадгаламжийн сангийн өрөө бүр аврах гарцтай байх бөгөөд аврах зам, гарц, хаалгыг заасан тэмдгийг З метр тутамд байрлуулна. Аврах зам, гарц, хаалга, шат, коридор, гал унтраах багаж хэрэгслийн орчинд эд зүйл хураах, тавихыг хориглоно.
4.3. Баримтын хадгалалтын горим
Баримт нь хүрээлэн буй орчны хорт нөлөөлөл болон гэмтэх, үрэгдэхээс бүрэн хамгаалагдсан нөхцөлд хадгалагдана.
4.3.1. Гэрлийн горим 4.3.1.1. Хадгаламжийн сан дахь баримтыг харанхуй нөхцөлд хадгална. 4.3.1.2. Хадгаламжийн сан байгалийн болон зохиомол гэрэлтүүлэгтэй байж 4.3.1.3. Хадгаламжийн сангийн өрөөний цонхонд бараан өнгийн хөшиг 4.3.1.4. Зохиомол гэрэлтүүлгэнд толигор гадаргуутай, битүү бүрхүүл бүхий 4.3.1.5. Хадгаламжийн санд 25-40 вт-ын чийдэнг тавиурын дээд тавцангаас
4.3.2. Чийг, дулааны горим
4.3.2.1. Агааржуулалтын системээр тоноглогдсон хадгаламжийн сангийн өрөөнд баримтын төрөл зүйлийн онцлогийг харгалзан чийг, дулааны хамгийн тохиромжтой горимыг баримтална. Үүнд:
4.3.2.2. Хадгаламжийн сангийн өрөө чийг, дулааны эрс хэлбэлзэлгүй байна. 4.3.2.3. Хадгаламжийн сангийн чийг, дулааны горимонд агаарын 4.3.2.4. Чийг, дулаан хэмжигч /термометр, психрометр, гигрометр/-ийг халаалт, салхивчийн системээс хол, гол гарц дахь тавиурын хэсэгт байрлуулна. Чийг, дулааны хэмжээг тогтмол хянаж тэмдэглэнэ.
4.3.3. Ариун цэвэр - эрүүл ахуйн дэглэм 4.3.3.1. Архивын өрөө тасалгаа нь хөгц, хорхой шавьж, хортон мэрэгч, тоос шорооноос бүрэн ангижирсан байнгын цэвэр нөхцөлд байна. 4.3.3.2. Хадгаламжийн сангийн өрөөнд агаарын чөлөөт урсгал бий болгож, 4.3.3.3. Хадгаламжийн сангийн өрөөний цонх, агааржуулалтын системийн 4.3.3.4. Хадгаламжийн сангийн өрөөнд гадуур хувцастай, тоос шороо, 4.3.3.5. Хадгаламжийн сангийн тавиур, шүүгээ, хайрцаг, хавтасны тоос 4.3.3.6. Хөгц, мөөгөнцөр, хорхой шавьж үүсэхээс урьдчилан сэргийлэх, цаг 4.3.3.7. Цэвэрлэгээ, ариутгал хийх явцад баримтанд ус болон ариутгагч
4.3.4. Хамгаалалтын горим 4.3.4.1. Хамгаалалтын горим нь архивын өрөө тасалгааны оновчтой сонголт, хамгаалалтын техник хэрэгсэл, дохиолол, хамгаалалтын системийн зохион байгуулалт, тухайн байгууллага, архив, хадгаламжийн санд нэвтрэх журам болон архивын өрөө тасалгааг лацдаж битүүмжилсэн байдал зэргээр хангагдана. Архив, хадгаламжийн сангийн өрөө нь төмөр хаалгатай, бат бэх цоожтой байна. Архив, хадгаламжийн сангийн өрөөний цонхонд төмөр тор хийж бэхлэнэ. Архив, хадгаламжийн сангийн өрөөг дохиолол, хамгаалалтын техник хэрэгсэлээр тоноглож, ажлын бус цагаар лацдаж битүүмжилнэ. Хадгаламжийн сангийн өрөөнд зөвхөн тухайн байгууллагын архивын ажилтан /эрхлэгч/ орох бөгөөд гадны хүн орох /архив, албан хэрэг хөтлөлтийн болон ариун цэвэр, эрүүл ахуйн улсын байцаагч, цахилгаан болон дулааны шугам сүлжээний засварчин, монтёр, галын байцаагч гэх мэт/ тохиолдолд тэдгээрийг архивын ажилтан /эрхлэгч/ дагалдан явна. Архиваас баримт гадагш гаргах асуудлыг зөвхөн байгууллагын даргын зөвшөөрлөөр энэ зааврын 4.5.2, 4.5.6-д заасны дагуу шийдвэрлэнэ. 4.3.4.2. Хамгаалалтын горим нь архивын баримт түр хадгалж буй баримт хүлээн авах өрөө, уншлагын танхимд мөн нэгэн адил үйлчилнэ.
4.4. Хадгаламжийн санд баримт байрлуулах 4.4.1. Хадгаламжийн санд баримт байрлуулахдаа тэдгээрийн тоо бүртгэлийн баримт бичгийн дагуу дараалуулан иж бүрдлээр нь байрлуулна.
4.4.2. Хадгалалтын хэрэгсэл 4.4.2.1. Хадгаламжийн санг зориулалтын төмөр тавиур буюу нягтруулсан 4.4.2.2. Хадгаламжийн сангийн өрөөний талбайн хэмжээ, цонхны байрлал -тавиурын эгнээний хоорондох зай /гол гарц/ -120 см -тавиурын хоорондох зай /гарц/ - 75 см -тавиурын тавцангийн хоорондох зай - 45 см -хана, тавиурын хоорондох зай – 75 см -шал, тавиурын суурь тавцангийн хоорондох зай 30 см-ээс доошгүй байна. 4.4.2.3. Анхан шатны хадгалалтын хэрэгсэл болох хайрцаг, хавтас, дугтуй 4.4.2.4. Баримтыг шал, цонхны тавцан дээр байрлуулах, замбараагүй 4.4.2.5. Нууц баримтыг Төрийн нууцын тухай хууль, Байгууллагын нууцын
4.4.3. Хадгаламжийн нэгжийн байрлал 4.4.3.1. Баримтын эрэл хайлтыг шуурхай болгох, хадгалалтын үйл 4.4.3.2. Хадгаламжийн сангийн тавиурыг орох хаалганы зүүн гар талаас 4.4.3.3. Баримтыг зүүн гар талын тавиурын дээд тавцангаас эхлэн он цаг, 4.4.3.4. Хадгаламжийн сангийн тавиур тус бүрт хадгаламжийн нэгжийн 4.4.3.5. Сейф болон нягтруулсан шүүгээнд хадгаламжийн нэгжийг 4.4.3.6. Баримтыг зориулалтын хайрцаг, хавтас, дугтуйд хийж хадгалахдаа
4.5. Хадгаламжийн сангаас баримт олгох 4.5.1. Хадгаламжийн сангаас дараах тохиолдолд баримт олгоно. Үүнд: -байгууллагын ажилтны албан ажлын хэрэгцээнд ашиглуулах, -эрдэм шинжилгээ, судалгааны ажилд зориулан уншлагын танхимын хэрэглэгчдэд /энэ зааврын 8.1.2-ыг үзнэ үү/ ашиглуулах, -бусад байгууллагад түр ашиглуулах, -баримтын физик, химийн шинж чанарыг хамгаалах зорилгоор нөөц хуулбар хувь үйлдэх 4.5.2. Хадгаламжийн сангаас баримт түр ашиглуулахаар олгохдоо дараах -байгууллагын ажилтны албан ажлын хэрэгцээнд 30 хүртэл хоног, -уншлагын танхимд 30 хүртэл хоног, -бусад байгууллагад 60 хүртэл хоног, -баримтын үзмэрт 60 хүртэл хоног Шаардлагатай тохиолдолд түр ашиглуулахаар олгосон баримтын хугацааг сунгах асуудлыг хэрэглэгчээс бичгээр гаргасан хүсэлтийг үндэслэн байгууллагын дарга шийдвэрлэнэ. 4.5.3. Хадгаламжийн сангаас баримт олгохын өмнө дараах баримт бичгийг -байгууллагын ажилтан болон уншлагын танхимд олгох баримтын захиалгын хуудас /12 дугаар хавсралт/, -бусад байгууллагад баримт түр ашиглуулахаар олгох акт /13 дугаар хавсралт/, -баримтын нөөц хуулбар хувь үйлдэх болон баримт сэлбэн засах ажлын захиалгын хуудас /Энэ зааврын 4.5.7-г үзнэ үү/. 4.5.4. Хадгаламжийн сангаас баримт олгохдоо түр олгосон баримтын 4.5.5. Хэрэглэгчийн захиалгыг архивын баримтанд тооллого явуулах хүртэл 4.5.6. Бусад байгууллагад баримт түр олгохдоо хоёр хувь акт үйлдэж, нэг 4.5.7. Баримтын нөөц хуулбар хувь үйлдэх, гэмтсэн баримтыг сэлбэн засах, 4.5.8. Хадгаламжийн сангаас зориулалтын дагуу баримт ашиглуулах болон Хадгаламжийн сангаас олгож буй хадгаламжийн нэгж бүр ашиглалтын хуудас /15 дугаар хавсралт/-тай байна. 4.5.9. Хадгаламжийн сангаас баримт олгохдоо түр олгосон хадгаламжийн 4.5.10. Архивт буцаан авч буй хадгаламжийн нэгжийн бүрэн бүтэн байдлыг 4.5.11. Архиваас баримт гадагш шилжүүлэх, тээвэрлэх явцад тэдгээрийн бүрэн бүтэн байдлыг найдвартай хангах, урьдчилан сэргийлэх, хүрээлэн буй орчны хорт нөлөөллөөс хамгаалах тодорхой арга хэмжээ авна. Тухайлбал агаарын тунадас, байгалийн гэрэл, механик гэмтлээс хамгаалахын тулд баримтыг тусгай хайрцаг, саванд хийж тээвэрлэнэ.
4.6. Баримтын физик, химийн шинж чанарыг хамгаалах 4.6.1. Механик болон биологийн гэмтэлтэй /баримтын зарим хэсэг урагдсан, 4.6.2. Хадгаламжийн санд баримт хүлээн авах, архивын баримтанд 4.6.3. Архив нь тоос шороотой, бохирдсон баримтыг ариутгаж цэвэрлэх, 4.6.4. Баримтын үнэ цэнээс үл хамааран хөгц болон хорхой шавьжинд идэгдэж гэмтсэн хадгаламжийн нэгж, баримтыг бусад баримтаас тусгаарлаж яаралтай ариутгах, халдваргүйжүулэх, хорхой шавьжийг устгах аргах эмжээ авна.
4.7. Архивын баримтанд тооллого явуулах 4.7.1. Хадгаламжийн нэгжийн бодит тоог тогтоох, тоо бүртгэлийн баримт -архивт хадгалагдаж буй баримтын бодит тоог тогтоох, -баримтын тоо бүртгэлд буй алдаа дутагдлыг илрүүлэх, арилгах, -дутагдаж буй баримтыг илрүүлэх, тэдгээрийг эрж сурвалжлах ажлыг зохион байгуулах, -механик болон биологийн гэмтлээс урьдчилан сэргийлэх, хамгаалах, түүнчлэн сэлбэн засах, техник боловсруулалт хийх шаардлагатай баримтыг илрүүлэх, бүртгэх 4.7.2. Архивын баримтанд 4 жилд нэгээс доошгүй удаа тооллого явуулна. -хадгаламжийн нэгжийг өөр байр, өрөө тасалгаанд шилжүүлэн байрлуулсаны дараа, -онцгой байдлын улмаас хадгаламжийн нэгжийг нүүлгэн шилжүүлсэний дараа, -гэмт этгээд хадгаламжийн санд нэвтрэн орсон нь тогтоогдсоны дараа, -архивын ажилтан /эрхлэгч/ ажлаас чөлөөлөгдөх үед, -байгууллага хувьчлагдах, татан буугдах буюу өөрчлөн зохион байгуулагдах үед заавал явуулна. Шаардлагатай тохиолдолд байгууллагын удирдлагын шийдвэрээр гэнэтийн тооллого явуулж болно. 4.7.3. Баримтанд тооллого явуулах үед: -тавиур, шүүгээ болон хайрцаг, хавтас, дугтуйд буй баримтын дараалал, байрлалыг алдагдуулахгүй байх, -буруу байрлуулсан хадгаламжийн нэгж илэрвэл тэдгээрийг байранд нь буцаан байрлуулах, -өөр хөмрөг, архивт шилжүүлбэл зохих хадгаламжийн нэгжийг тогтоох, -данс, бүртгэлд ороогүй хадгаламжийн нэгжийг илрүүлэх, -хөгц болон хорхой шавьжинд идэгдсэн хадгаламжийн нэгжийг тусгаарлах арга хэмжээ тус тус авна. 4.7.4. Тооллогын ажил эхлэхээс өмнө урьдах тооллогын баримт бичгийг 4.7.5. Тооллого нь хадгаламжийн нэгжийн хавтсан дээрх тодорхойлолт Харин хадгаламжийн нэгжийн физик, химийн шинж чанарыг тодорхойлохдоо хуудас нэг бүрчлэн шалгана. Илэрсэн бүх зөрчил дутагдлыг тооллогын актанд /17 дугаар хавсралт/ тэмдэглэнэ. Тооллогын явцад хадгаламжийн нэгжийн данс, бүртгэл болон тоо бүртгэлийн бусад баримт бичигг ямар нэгэн тэмдэглэл, засвар хийхийг хориглоно. 4.7.6. Байгууллагын ажилтан, уншлагын танхим болон бусад байгууллагад 4.7.7. Тооллогын явцад баримтын тооллогын хуудас /18 дугаар хавсралт/ 4.7.8. Баримтанд тооллого явуулсны дараа данс болон хадгаламжийн 4.7.9. Хэрэв тооллогын явцад хадгаламжийн нэгж дутагдсан нь илэрвэл -түр олгосон баримтын бүртгэлийг шалгах, -дутагдаж буй хадгаламжийн нэгжийг холбогдох зохион байгуулалтын нэгжид эрж сурвалжлах, -устгах хэргийн акт болон өмнөх тооллогын явцад үйлдсэн акт зэргийг шалгах Баримт эрж сурвалжлах ажил тооллого дууссанаас хойш 1 жилийн турш үргэлжилнэ. 4.7.10. Эрж сурвалжлах ажлын үр дүнд олдсон хадгаламжийн нэгжийг 4.7.11. Тооллогын явцад гарсан өөрчлөлт хөдөлгөөнийг тоо бүртгэлийн 4.8. Архивын хосгүй үнэт баримт 4.8.1. Архив нь зохих төрийн архивын мэргэжил, арга зүйн удирдлаган дор 4.9. Нөөц болон ашиглалтын хөмрөг
4.9.1. Байгууллагын хосгүй үнэт баримтыг бичил хальс, /микрофильм, Архивт хадгалагдаж буй хамгаалалтын нөөц хуулбар хувиас нөөц хөмрөг үүснэ. Эх баримт гэмтэх буюу үрэгдэх тохиолдолд тэдгээрийн үнэ цэнэтэй мэдээллийг хадгалж үлдэх зорилгоор хамгаалалтын нөөц хөмрөг үүсгэнэ. 4.9.2. Хамгаалалтын нөөц хөмрөгтэй нэгэн зэрэг ашиглалтын хөмрөг үүснэ.
ТАВДУГААР БҮЛЭГ
АРХИВЫН БАРИМТЫН ЗОХИОН БАЙГУУЛАЛТ 5.1. Байгууллагын баримтын болон архивын хөмрөг 5.1.1. Байгууллагын үйл ажиллагааны явцад үүссэн нийт баримтаас 5.1.2. Байгууллагын үйл ажиллагааны явцад үүссэн баримтыг хадгалах -байнга хадгалах баримт, -түр хадгалах баримт гэж ангилна. Түр хадгалах баримтыг дотор нь 10 жил хадгалах баримт, 10-аас дээш жил удаан хугацаагаар хадгалах баримт гэж ангилан хуваана. Түүх, соёл, улс төр, эдийн засаг, шинжлэх ухаан, нийгмийн ач холбогдолтой байнга хадгалах баримтаас Үндэсний архивын сан хөмрөгийн салшгүй бүрэлдэхүүн хэсэг болсон байгууллагын архивын хөмрөг үүснэ. Баримтын хадгалах хугацааг тэдгээрийн үнэ цэнийг нягтлан шалгасны үндсэн дээр тогтооно. /Энэ зааврын 2.1- 2.4-ийг үзнэ үү/ 5.1.3. Архивын хөмрөг нь дараах төрөлтэй байна. Үүнд: -архивын хөмрөг. Тухайн байгууллагын үйл ажиллагааны явцад үүссэн байнга хадгалах баримтаас бүрдэж буй хөмрөг -хувийн гаралтай баримтын хөмрөг. Хувь хүн, гэр бүл, ураг төрлийн хүмүүсийн амьдрал, үйл ажиллагааны явцад үүссэн, архивын хадгалалтанд хүлээн авсан баримтын хөмрөг 5.1.4. Гарал үүслийн хувьд өөр өөр баримтыг тэдгээрийн нэр төрөл, асуудал 5.2. Баримтын хөмрөгийн хамаарлыг тодорхойлох, архивын хөмрөг үүсгэх
5.2.1. Байгууллагын баримтын хөмрөгийн хамаарлыг тодорхойлохдоо тухайн 5.2.2. Байгууллагын баримтын хөмрөгийн хамаарлыг тодорхойлохдоо -ирсэн баримт бичиг нь түүнийг хүлээн авсан байгууллагын хөмрөгт хамаарах бөгөөд тэдгээрийн хөмрөгийн хамаарлыг: хүлээн авагчийн хаяг, баримт бичиг хүлээн авсан тухай тэмдэглэл, баримт бичиг шийдвэрлүүлэхээр шилжүүлсэн удирдлагын заалт, цохолт болон баримт бичгийн агуулгын үндсэн дээр тогтооно. -явуулсан баримт бичгийн үлдэх хувийг уг баримт бичгийг зохион бүрдүүлсэн байгууллагын хөмрөгт хамааруулах бөгөөд тэдгээрийн хөмрөгийн хамаарлыг: байгууллагын албан бичгийн хэвлэмэл хуудас, гарын үсэг, явуулсан баримт бичгийн бүртгэл, тэмдэглэл болон тухайн баримтын агуулгаар тодорхойлно. -дотоодын баримт бичиг нь түүнийг зохион бүрдүүлсэн байгууллагын хөмрөгт хамаарах бөгөөд тэдгээрийн хөмрөгийн хамаарлыг: байгууллагын нэр, гарын үсэг, баримтын агуулгаар тодорхойлно. 5.2.3. Нэг байгууллагаас нөгөө байгууллагад дамжин хөтлөгдсөн хэрэг, 5.2.4. Баримт нь дараах тохиолдолд нэг хөмрөгийн бүрэлдэхүүнд орно. Үүнд: -байгууллагын үйл ажиллагааг түр зогсоосны дараа чиг үүргийг нь дахин сэргээсэн бол баримт нь нэг хөмрөгийн бүрэлдэхүүнд орно. 5.2.5. Хууль тогтоох, гүйцэтгэх болон шүүх, прокурорын байгууллагын баримтаар тус тусад нь архивын бие даасан хөмрөг үүсгэнэ. 5.2.6. Засаг захиргаа, нутаг дэвсгэрийн хуваарийн дагуу нутгийн захиргааны болон өөрөө удирдах байгууллагын баримтаар архивын бие даасан хөмрөг үүсгэнэ. 5.2.7.Төрийн өмчийн аж ахуйн нэгж, байгууллага болон улсын төсөвт байгууллагын баримтаар архивын бие даасан хөмрөг үүсгэнэ. 5.2.8. Байгууллагын эрх хэмжээ, чиг үүрэг үндсээрээ өөрчлөгдөн шинэ 5.2.9. Байгууллагын архивын хөмрөгт зохих төрийн архив дугаар олгоно. 5.2.10. Хувийн гаралтай баримтын хөмрөг: 5.2.10.1. Баримт эзэмшигч /өмчлөгч/-ээс архивт шилжүүлсэн баримтаар 5.2.10.2. Хувийн гаралтай баримтын хөмрөгийг тухайн хөмрөг үүсгэгчийн
5.3. Архивын хөмрөгийн он цагийн хязгаар 5.3.1. Архивын хөмрөгийн он цагийн хязгаарыг хөмрөг үүсгэгч байгууллага албан ёсоор байгуулагдсан болон хувьчлагдсан, татан буугдсан он, cap, өдрөөр, хувийн гаралтай баримтын хөмрөгийн он цагийн хязгаарыг хөмрөг үүсгэгчийн төрсөн болон нас барсан он, cap, өдрөөр, архивын цуглуулгын он цагийн хязгаарыг уг цуглуулганд орсон хамгийн эхний болон сүүлчийн баримтын он, cap, өдрөөр тус тус тодорхойлно.
5.4. Архивын хөмрөгийн баримтын зохион байгуулалт 5.4.1. Архивын хөмрөгийн баримтын тоо бүртгэл, ангилалын үндсэн нэгж 5.4.2. Хадгаламжийн нэгжийг хөмрөгийн баримтын дотоод зохион
5.5. Боловсон хүчний хувийн хэргийн зохион байгуулалт 5.5.1. Боловсон хүчний хувийн хэргийг тусад нь ангилан төрөлжүүлж, энэ 5.5.2. Ажлаас чөлөөлөгдсөн ажилтны хувийн хэргийг чөлөөлөгдсөн онд нь ЗУРГАДУГААР БҮЛЭГ АРХИВЫН БАРИМТЫН TOO БҮРТГЭЛ 6.1. Баримтын тоо бүртгэлд тавих үндсэн шаардлага 6.1.1. Архивын баримтын бүрэн бүтэн байдал, хадгалалт, ашиглалтын үйл 6.1.2. Архивын баримтын бүрэлдэхүүн, тоо хэмжээг тогтоосон нэгж 6.1.3. Too бүртгэлийн баримт бичиг нь архивын баримтын бүрэлдэхүүн, 6.1.4. Архивт хадгалагдаж буй бүх баримт, тэдгээрийн данс, бүртгэл, нөөц 6.1.5. Хадгаламжийн нэгжид дугаар олгох замаар тоо бүртгэл хөтөлнө. 6.1.6. Архивын шифр нь тоо бүртгэл хөтлөх зорилгоор хадгаламжийн нэгж 6.1.7. Архивын хөмрөгийн дугаарыг тухайн байгууллагын архивын
6.2. Too бүртгэлийн нэгж 6.2.1. Архивын баримт нь тоо бүртгэлийн дараах үндсэн нэгжтэй байна. -архивын хөмрөг, -архивын цуглуулга, -хадгаламжийн нэгж 6.2.2. Хадгаламжийн нэгж нь баримтын он цаг, нэр төрөл, асуудал сэдэв, 6.2.3. Архивын баримтанд анхан шатны тоо бүртгэл хөтөлнө. Архивын тоо
6.3. Too бүртгэлийн баримт бичгийн тогтолцоо 6.3.1. Архивын тоо бүртгэлийн баримт бичгийн тогтолцоо нь архивын 6.3.2. Архивын баримт нь тоо бүртгэлийн үндсэн болон туслах баримт 6.3.3. Too бүртгэлийн үндсэн баримт бичигт: -архивт хүлээн авсан баримтын бүртгэл /10 дугаар хавсралт/, -байнга, түр хадгалах хадгаламжиин нэгжийн бүртгэл /1, 2 дугаар хавсралт/, -данс /21 дүгээр хавсралт/, -дансны бүртгэл /22 дугаар хавсралт/, -архивын гэрчилгээ /23 дугаар хавсралт/, Төрийн архивын төвлөрсөн тоо бүртгэлд зориулан хөтөлнө. -хадгаламжийн нэгжийн баталгааны хуудас /5 дугаар хавсралт/ хамаарагдана. 6.3.4. Too бүртгэлийн туслах баримт бичигт: -хадгаламжийн нэгжийн дотоод товъёог /6 дугаар хавсралт/, -эрж сурвалжлах хугацаа дууссан, олдоогүй баримтын акт /19 дүгээр хавсралт/ хамаарагдана. 6.4. Too бүртгэлийн үндсэн баримт бичиг хөтлөх журам
6.4.1. Too бүртгэлийн үндсэн баримт бичгийг дараах журмаар хөтөлнө. архивт баримт хүлээн авах үед: -зохион байгуулалтын нэгжийн байнга, түр хадгалах хадгаламжийн нэгжийн бүртгэл /8, 9 дүгээр хавсралт/, -бусад байгууллага, хувь хүнээс хүлээн авсан, шилжүүлсэн баримтын акт /төрийн архивт баримт хүлээн авсан, шилжүүлсэн актын загварын дагуу үйлдэнэ/, архиваас баримт хасах үед: -төрийн архивт баримт хүлээн авсан, шилжүүлсэн акт /24 дүгээр хавсралт/, -өмчлөгч /эзэмшигч/-д баримт буцаасан акт /төрийн архивт баримт хүлээн авсан, шилжүүлсэн актын загварын дагуу үйлдэнэ/, -устгах хэргийн акт /4 дүгээр хавсралт/, -эрж сурвалжлах хугацаа дууссан, олдоогүй баримтын акт /19 дүгээр хавсралт/, -сэлбэн засах боломжгүй гэмтсэн баримтын акт /25 дугаар хавсралт/-ыг тус тус үндэслэн архивын баримтын бүрэлдэхүүн, тоо хэмжээ, өөрчлөлт хөдөлгөөний талаар тоо бүртгэлийн үндсэн баримт бичигт тэмдэглэл хийнэ. 6.4.2. Архивын дотоод ажлын үед: /нэгдсэн данс, бүртгэл үйлдэх, архивын -байнга, түр хадгалах хадгаламжийн нэгжийн нэгдсэн данс, бүртгэл /1, 2, 21 дүгээр хавсралт/, -хосгүй үнэт баримтын жагсаалт /20 дугаар хавсралт/, -тоо бүртгэлийн баримт бичигт гарсан техник алдааны акт /26 дугаар хавсралт/, -тухайн хөмрөг, архивт хамааралгүй баримт илрүүлсэн акт /27 дугаар хавсралт/ зэргийг тус тус үйлдэж архивын баримтын бүрэлдэхүүн, тоо хэмжээнд орсон өөрчлөлт хөдөлгөөнийг тухай бүр тэмдэглэн тоо бүртгэлийн үндсэн баримт бичигт тусгана.
6.5. Данс, бүртгэл 6.5.1. Хадгаламжийн нэгжийг тоо бүртгэлийн үндсэн баримт бичиг болох 6.5.2. Дансыг 4 хувь үйлдэх бөгөөд нэг дансанд 3 оронтой тооноос /999/
ДОЛДУГААР БҮЛЭГ АРХИВЫН ЭРДЭМ ШИНЖИЛГЭЭ, МЭДЭЭЛЭЛ ЛАВЛАГААНЫ САН 7.1. Эрдэм шинжилгээ, мэдээлэл лавлагааны сангийн тогтолцоо 7.1.1. Архивын баримтын эрэл хайлтыг шуурхай болгох, ашиглалтыг 7.1.2. Эрдэм шинжилгээ. мэдээлэл лавлагааны сан нь баримтын талаарх 7.1.3. Эрдэм шинжилгээ, мэдээлэл лавлагааны сангийн тогтолцоо нь арга 7.1.4. Эрдэм шинжилгээ. мэдээлэл лавлагааны сангийн бүрэлдэхүүн нь 7.1.5. Архив нь данс, түүхчилсэн лавлах заавал үйлдэнэ. Харин архивын
7.2. Данс
7.2.1. Данс нь хадгаламжийн нэгжийн бүртгэл бүхий тоо бүртгэлийн баримт Данс нь бүртгэлийн хэсэг /энэ зааврын 3.5.4-3.5.6-Г үзнэ үү/, дүн тоо /энэ зааврын 3.5.10-ыг үзнэ үү/, баталгааны хуудас /5 дугаар хавсралт/ болон дансны лавлах хэсгээс бүрдэнэ. 7.2.2. Дансны бүртгэлийн хэсэгт хадгаламжийн нэгжийн дэс дугаар, хөтлөх 7.2.3. Дансны лавлах хэсэг нь нүүр хуудас, гарчиг, хөмрөг үүсгэгч -нүүр хуудсанд хөмрөг үүсгэгч байгууллагын албан ёсны бүтэн нэр, хөмрөгийн дугаар, дансны дугаар, дансны нэр, баримтын он цагийн хязгаар, байгууллагын оршин буй төвийн нэр, данс үйлдсэн он зэргийг зааж бичнэ. -гарчигт дансны бүрдэл, тэдгээрийн хуудасны дугаарыг зааж бичнэ. -хөмрөг үүсгэгч байгууллагын нэрийн өөрчлөлтийн жагсаалтанд бүтэц, зохион байгуулалтын өөрчлөлтийн дагуу тухайн байгууллагын өөрчлөгдөж байсан албан ёсны бүтэн нэрийг товчлолгүйгээр, он цагийн дарааллаар бичнэ. -өмнөх үгэнд хөмрөг үүсгэгч байгууллагын болон хөмрөгийн түүх, түүнчлэн хөмрөгийн баримтын агуулга, бүрэлдэхүүн, эрдэм шинжилгээний лавлахын талаарх мэдээлэл зэргийг тусгаж бичнэ. -товчилсон үгийн жагсаалтанд дансанд орсон товчилсон үгийг тайлалын хамт цагаан толгойн үсгийн дараалалд оруулж, тэдгээрийн байрлалыг зааж бичнэ. -шилжүүлэх хүснэгтэнд дансны дугаар, хадгаламжийн нэгжийн дугаар, байрлалын талаарх өөрчлөлтийг тусгана. -заагуурт дансны хадгаламжийн нэгжийн гарчигт буй зүйл, сэдэв, хүний нэр, газар зүйн нэр зэрэг төрөл бүрийн ухагдахууныг бүлэглэн, цагаан толгойн үсгийн болон он цагийн дараалалд оруулж, тэдгээрийн байрлалыг зааж бичнэ. -ном зүйн жагсаалтанд данс үйлдэхэд ашигласан ном, сэтгүүл, арга зүйн баримт бичгийн нэрийг тэдгээрийн зохиогч, хэвлэгдсэн он, газар орны нэрийн хамт цагаан толгойн үсгийн дараалалд оруулж бичнэ. Түүнчлэн ашигласан баримтыг хадгалж буй архивын нэр, хөмрөг, данс, хадгаламжийн нэгжийн дугаарыг зааж бичнэ. Баталгааны хуудсанд дансны нийт хуудасны тоог тоо, үсгээр бичихээс гадна хуудасны дугаар алгассан, давхардсан дугаар өгсөн эсэх, түүнчлэн дансны талаарх бусад мэдээллийг тодорхой зааж бичнэ. 7.2.4. Дансны бүрэн бүрдэл нь нүүр хуудас, гарчиг, хөмрөг үүсгэгч 7.2.5. Дансны хавтсан дээр архивын баримтыг хүлээн авах төрийн архивын 7.2.6. Төрийн архивт бие даан хөмрөг үүсгэдэг байгууллагын дансыг бүрэн 7.2.7. Хөмрөг үүсгэгч байгууллагын баримтын бүрэлдэхүүн, тоо хэмжээ, 7.2.8. Архивын данс бүр бие даасан дугаартай байх бөгөөд тэдгээрт дансны
7.3. Түүхчилсэн лавлах 7.3.1. Түүхчилсэн лавлах нь хөмрөг үүсгэгч байгууллагын болон архивын Түүхчилсэн лавлах нь хөмрөг үүсгэгч байгууллагын түүх, хөмрөгийн түүх болон хөмрөгийн баримтын тодорхойлолт гэсэн үндсэн 3 хэсгээс бүрдэнэ. 7.3.2. Хөмрөг үүсгэгч байгууллагын түүхийн хэсэгт: -байгууллага үүсэх болсон түүхэн нөхцөл байдал, -байгууллагын чиг үүргийг гүйцэтгэж байсан өмнөх байгууллагын нэр, -байгууллага анх байгуулагдсан, өөрчлөн зохион байгуулагдсан, татан буугдсан он, cap, өдөр, -байгууллагын албан ёсны бүтэн нэр, -байгууллагын зорилт, чиг үүрэг, тэдгээрийн өөрчлөлт, -байгууллагын үйл ажиллагааны цар хүрээ, харъяа газрын бүрэлдэхүүн, -төрийн байгууллагын тогтолцоо болон эдийн засаг, нийгэм-улс төр, соёл, шинжлэх ухааны амьдралд тухайн байгууллагын эзэлж буй байр суурь, -байгууллагын нэр болон харъяаллын өөрчлөлт, -байгууллагын бүтэц, түүний өөрчлөлт зэргийг тусгаж он цагийн дарааллын дагуу бичнэ. 7.3.3. Хөмрөгийн түүхийн хэсэгт; -хөмрөгийн баримтыг архивт анх хүлээн авсан он, cap, өдөр болон хөмрөгийн баримтын он цагийн хязгаар, тоо хэмжээ, -хөмрөгийн баримтын бүрэлдэхүүн, тоо хэмжээнд орсон өөрчлөлт, тэдгээрийн шалтгаан, -хөмрөгийн баримтын бүрэн бүтэн байдал, хадгалалтын түвшин, -хөмрөгийн баримтыг эмхлэн цэгцэлсэн, тодорхойлон бичсэн байдал, онцлог, -хөмрөг үүсгэгч байгууллагын архивын баримт төрийн архивт болон бусад байгууллагын архивын хөмрөгт хадгалагдаж буй талаарх мэдээлэл, -хөмрөг үүсгэгч байгууллагын архивын хөмрөгт бусад байгууллага, хувь хүмүүсийн баримт хадгалагдаж буй талаарх мэдээлэл, -хөмрөгийн баримтанд тооллого явуулдаг арга, хэлбэр зэргийг тусгаж бичнэ. 7.3.4. Хөмрөгийн баримтын тодорхойлолтын хэсэгт: -хөмрөгийн баримтыг тэдгээрийн бүрэлдэхүүн, нэр төрөл болон агуулгаар нь нэгтгэн дүгнэсэн товч тодорхойлолт, -хөмрөгийн эрдэм шинжилгээний лавлах, тэдгээрийн бүрэлдэхүүн, -хөмрөгийн баримтын ашиглалтын байдал /зорилго, хэлбэр/ зэргийг тусгаж бичнэ. 7.3.5. Архивын цуглуулгын түүхчилсэн лавлахын нэгдүгээр хэсэгт цуглуулга Архивын цуглуулгын түүхчилсэн лавлахын хоёр, гуравдугаар хэсэгт байгууллагын архивын түүхчилсэн лавлахын хоёр, гуравдугаар хэсгийн нэгэн адил холбогдох мэдээллийг тусгасан байна. 7.3.6. Түүхчилсэн лавлахад түүнийг үйлдсэн ажилтан албан тушаалын нэр, Түүхчилсэн лавлахыг 4 хувь үйлдэх бөгөөд 1 хувийг архивт хадгалж, бусад хувийг хөмрөгийн баримтыг зохих төрийн архивт анх шилжүүлэх үед дансны хамт шилжүүлнэ. 7.3.7. Байгууллагын бүтэц, чиг үүрэгт өөрчлөлт орох, байгууллага өөрчлөн 7.3.8. Түүхчилсэн лавлахыг баримтын тоо хэмжээ багатай хөмрөгийн
НАЙМДУГААР БҮЛЭГ
АРХИВЫН БАРИМТЫН АШИГЛАЛТ 8.1. Архивын баримтын ашиглалтын зорилго, хэлбэр 8.1.1. Архивын баримтыг түүх, соёл, улстөр, эдийн засаг, эрдэм шинжилгээ, судалгааны зорилгоор, түүнчлэн иргэдийн хууль ёсны эрх, ашиг сонирхолыг хангахад ашиглуулна. 8.1.2. Архивын баримтын ашиглалтын явцад нэг талаас мэдээлэл хадгалж буй архив, нөгөө талаас мэдээлэл авахыг хүссэн хэрэглэгч оролцоно. Архивын мэдээллийн хэрэглэгч нь байгууллага, иргэд байна. 8.1.3. Архив нь хууль тогтоомжийн дагуу ашиглалт хязгаарлагдсан, нууцын 8.1.4. Архивт түр хадгалагдаж буй Үндэсний архивын сан хөмрөгийн төрийн 8.1.5. Архивын баримтын ашиглалтын ундсэн хэлбэр нь: -байгууллагын удирдлага, зохион байгуулалтын нэгж, түүнчлэн салбарын болон сонирхогч байгууллагыг архивын мэдээллээр хангах, -байгууллага, иргэдийн хүсэлтийн дагуу архивын лавлагаа олгох, -уншлагын танхимын хэрэглэгчдэд баримт олгох, -соёл, гэгээрлийн арга хэмжээнд зориулан баримт бэлтгэх, -албан ажлын хэрэгцээнд баримт тур олгох зэрэг болно.
8.2. Байгууллагын удирдлагыг архивын мэдээллээр хангах 8.2.1. Байгууллагын удирдлага, зохион байгуулалтын нэгж, түүнчлэн салбарын болон сонирхогч байгууллагыг архивын мэдээллээр хангах ажлыг удирдлагын даалгавар, бусад байгууллагын хүсэлтийн дагуу баримтын танилцуулга, баримтын сэдэвчилсэн жагсаалт зэрэг архивын мэдээллийн баримт бичиг зохион бүрдүүлэх замаар хийж гүйцэтгэнэ. Баримтын танилцуулганд архивт хадгалагдаж буй тодорхой асуудал сэдэвт хамаарах баримтын агуулга, бүрэлдэхүүн, он цагийн хязгаар, тоо хэмжээ, ашиглалтын талаарх мэдээллийг тусгана. Баримтын танилцуулгын агуулгыг товч тодорхой бичих бөгөөд шаардлагатай тохиолдолд баримтын ашиглалтын талаар зохих зөвлөмжийг хавсаргаж болно. Баримтын сэдэвчилсэн жагсаалтанд тодорхой асуудал сэдэвт хамаарах баримтын тэргүү буюу хадгаламжийн нэгжийн гарчгийг жагсаан, тэдгээрийн он, cap, өдөр, архивын шифрийг зааж бичнэ. Шаардлагатай тохиолдолд товч агуулгыг бичнэ. Удирдлагын даалгавар, бусад байгууллагын хүсэлтээс хамааран баримтын тэргүү буюу хадгаламжийн нэгжийн гарчгийг он цаг, асуудал сэдэв, нэр төрөл болон ач холбогдлын дарааллаар жагсаан бичнэ. Түүнчлэн баримтын хуулбараар сэдэвчилсэн цуглуулга бэлтгэж болно. Ингэхдээ хуулбарыг логик дарааллаар байрлуулж, нүүр хуудас бичих бөгөөд шаардлагатай тохиолдолд сэдэвчилсэн цуглуулганд түүхчилсэн лавлах болон холбогдох баримтыг хавсаргана. Баримтын танилцуулга, баримтын сэдэвчилсэн жагсаалт, хуулбарын сэдэвчилсэн цуглуулга зэрэгт архивын ажилтан /эрхлэгч/ гарын үсэг зурна. Харин бусад байгууллагын хүсэлтээр гаргаж буй баримтын танилцуулга, баримтын сэдэвчилсэн жагсаалт, хуулбарын сэдэвчилсэн цуглуулга зэрэгт архивын ажилтан /эрхлэгч/ гарын усэг зурж, байгууллагын буюу зохион байгуулалтын нэгж /бүрэлдэхүүнд нь архив ордог/-ийн даргын гарын үсэг бүхий албан бичгийн хамт явуулна.
8.3 Байгууллага, иргэдийн хүсэлтийн дагуу архивын лавлагаа олгох 8.3.1. Архив нь байгууллага, иргэдийн хүсэлтийн дагуу мэдээллийг архивын Архивын лавлагаа нь байгууллага, иргэдийн хүсэлтэнд холбогдох баримтын мэдээллийг агуулсан баримт бичиг юм. Архивын лавлагаанд архивын шифрийг зааж бичнэ. Архивын хуулбар нь архивын баримтын бичвэр буюу дүрслэлийг тэр хэвээр нь хувилж буулгасан баримт бичиг юм. Архивын хуулбарт архивын шифрийг зааж бичнэ. Архивын хэсэгчилсэн хуулбар нь архивын баримтын бичвэр дэх тодорхой асуудал буюу байгууллага, иргэдэд холбогдох хэсгийг тэр үгээр нь хуулж буулгасан баримт бичиг юм. Архивын хэсэгчилсэн хуулбарт архивын шифрийг зааж бичнэ. Архивын лавлагаа, архивын хуулбар, хэсэгчилсэн хуулбарыг байгууллага, иргэдээс бичгээр ирсэн хүсэлт /албан бичиг, өргөдөл/-ийн үндсэн дээр олгоно. Иргэдийн өргөдөлд: өргөдөл хүлээн авах байгууллага /архив/-ын нэр, өргөдлийн агуулга, өргөдөл гаргагчийн овог, нэр, хаяг, харилцах утас, гарын үсэг, он, cap, өдөр зэргийг тодорхой тусгасан байна. Харин нэр, хаяггүй өргөдлийг хүлээн авах боломжгүй гэж үзнэ. Байгууллага, иргэдийн хүсэлтийг хүлээн авч бүртгэснээс хойш 7-14 хоногийн дотор багтаан хариу өгнө. Харин албан бичгээр ирсэн хүсэлтэнд хариу өгөх хугацааг заасан байвал уг хүсэлтэнд заасан хугацааны дотор хариу өгнө. Дээр дурьдсан хугацааг байгууллагын дарга нэг удаа 14 хоногоор сунгаж болох бөгөөд энэ тухай байгууллага, иргэдэд заавал мэдэгдэнэ. 8.3.2. Архивт хадгалагдаж буй эх баримт буюу түүнтэй адилтгах баталгаат Архивын лавлагаанд байгууллага, иргэдийн хүсэлтэнд холбогдох баримтын нэр, он, cap, өдөр, дугаар болон тэдгээр баримтанд буй мэдээллийг тусгана. Архивын лавлагааны бичвэрийг үйл явдлын он цагийн дарааллаар бичнэ. Архивын лавлагаанд эх баримтаас иш татаж болох бөгөөд тэдгээрийг давхар хашилтанд бичнэ. Архивын лавлагааны бичвэрт байгууллагын албан ёсны нэрийг эхний удаа бүтнээр бичиж, хаалтанд түүний товчилсон нэрийг бичнэ. Байгууллагын нэрийг давтан дурьдах үед зөвхөн товчилсон нэрийг бичнэ. Архивын лавлагааны бичвэрт зөвхөн ашиглаж буй баримтанд дурьдагдсан мэдээллийг тусгах бөгөөд ашигласан баримтын агуулгын талаар тайлбар, хувийн дүгнэлт хийхийг хориглоно. Архивын лавлагааны бичвэрийн дор лавлагаа гаргах ундэслэл болсон баримтын архивын шифр /хөмрөг, данс болон хадгаламжийн нэгжийн дугаар/-ийг зааж бичнэ. Архивын лавлагааг байгууллагын буюу зохион байгуулалтын нэгж /бүрэлдэхүүнд нь архив ордог/-ийн даргын гарын үсэг, тамга, тэмдгээр баталгаажуулна. Архивын лавлагааны хоёр дахь хувийг архивт хадгална. 8.3.3. Байгууллага, иргэдийн хүсэлтийн дагуу архивын хуулбар болон Архивын хуулбар болон хэсэгчилсэн хуулбарыг байгууллагын албан бичгийн хэвлэмэл хуудсан дээр "Архивын хуулбар", "Архивын хэсэгчилсэн хуулбар" гэсэн нэрээр бичнэ. Харин баримтын ксеро хуулбар бэлтгэх үед байгууллагын албан бичгийн хэвлэмэл хуудас хэрэглэхгүй. Архивын хуулбар буюу хэсэгчилсэн хуулбарын бичвэрийн дор архивын шифрийг зааж бичнэ. Хэрэв архивын хуулбар буюу хэсэгчилсэн хуулбар нэгээс илүү хуудастай бол тэдгээрийг дугаарлан хуудас бүрийн ард архивын шифрийг заан бичиж, тэмдэг дарна. 8.3.4. Архивын лавлагаа, архивын хуулбар болон хэсэгчилсэн хуулбарыг Архивт үлдэж буй архивын лавлагаа, архивын хуулбар болон хэсэгчилсэн хуулбарын хоёр дахь хувь дээр хүлээн авагч иргэний үнэмлэх эсхүл өөрийг нь гэрчлэх бусад баримт бичгийн дугаар, овог, нэр, төрсөн он, cap, өдөр, оршин суугаа газрын хаяг зэргийг тодорхой бичиж, гарын үсэг зурна. 8.4. Уншлагын танхимын ажил 8.4.1. Архив нь хэрэглэгчдийн ажиллах нөхцлийг бүрдүүлэх зорилгоор эх Архив нь энэ зааврын дагуу уншлагын танхимын ажлын журмыг боловсруулж байгууллагын буюу зохион байгуулалтын нэгж/бүрэлдэхүүнд нь архив ордог/-ийн даргаар батлуулна. Уншлагын танхимд зориулан гаргасан өрөө тасалгаа байхгүй бол архивын ажилтны /эрхлэгч/ ажлын өрөөг зохих техник хэрэгслээр тоноглон хэрэглэгчдийн ажиллах нөхцлийг бүрдүүлнэ. 8.4.2. Байгууллагын буюу зохион байгуулалтын нэгж /бүрэлдэхүүнд нь Албан бичиг, өргөдөлд хэрэглэгчийн овог, нэр, албан тушаалын нэр, эрдмийн цол, зэрэг, судалгааны сэдэв, он цагийн хамрах хүрээг зааж бичнэ. 8.4.3. Архив нь уншлагын танхимаар дамжуулан тоо бүртгэлд орсон, эрдэм Дараах тохиолдолд баримт олгохоос татгалзах буюу баримт олгох хугацааг хойшлуулна. Үүнд: -баримтын физик, химийн шинж чанар муудсан, -хууль тогтоомжийн дагуу баримтын ашиглалт хязгаарлагдсан, -архивын ажилтан /эрхлэгч/ чиг үүргээ гүйцэтгэхийн тулд тухайн баримтыг ашиглаж буй, -тухайн баримтыг түр ашиглуулахаар хэрэглэгчдэд олгосон Архив нь баримт олгохоос татгалзсан хариуг амаар буюу бичгээр өгөх бөгөөд түүнд баримт олгохоос татгалзсан шалтгаан, баримтын ашиглалтыг хязгаарласан хугацаа, хууль зүйн үндэслэлийг тусгасан байна. 8.4.4. Уншлагын танхимын хэрэглэгч бүрт хэрэглэгчийн карт /28 дугаар 8.4.5. Уншлагын танхимын хэрэглэгчдэд захиалгын хуудас /12 дугаар 8.4.6. Уншлагын танхимын хэрэглэгчдэд олгож буй хадгаламжийн нэгж бүр
8.5. Баримт түр олгох
8.5.1. Байгууллагын зохион байгуулалтын нэгжид 30 хүртэл хоногийн 8.5.2. Бусад байгууллагын бичгээр гаргасан хүсэлтийн дагуу хадгаламжийн 8.5.3. Түр ашиглуулахаар олгож буй хадгаламжийн нэгж бүрийг түр олгосон Архивт буцаан авч буй хадгаламжийн нэгжийн бүрэн бүтэн байдлыг баримт буцаан өгч буй ажилтныг байлцуулан шалгаж авна. 8.5.4. Түр ашиглуулахаар олгож буй хадгаламжийн нэгж бүр ашиглалтын
8.6. Соёл, гэгээрлийн арга хэмжээнд зориулан баримт бэлтгэх 8.6.1. Архив нь соёл, гэгээрлийн арга хэмжээнд зориулан баримтын 8.6.2. Архив нь бусад байгууллагатай хамтран баримтат нийтлэл, 8.6.3. Соёл, гэгээрлийн арга хэмжээнд зориулан бэлтгэсэн баримтанд 8.6.4. Архив нь баримтын эмхэтгэл хэвлэн нийтлэх, баримтын үзэсгэлэн
8.7. Архивын баримтын ашиглалтын тоо бүртгэл 8,7.1. Архивын баримтын ащиглалтын тоо бүртгэлийг дараах хэлбэрээр хөтөлнө. Үүнд: - түр олгосон баримтын бүртгэл /14 дүгээр хавсралт/, - архивын лавлагаа, архивын хуулбар, хэсэгчилсэн хуулбар, баримтын сэдэвчилсэн жагсаалт олгосон бүртгэл /29 дүгээр хавсралт/, -уншлагын танхимын хэрэглэгчдийн бүртгэл /30 дугаар хавсралт/
ЕСДҮГЭЭР БҮЛЭГ
БАЙНГЫН ХАДГАЛАЛТАНД БАРИМТ ШИЛЖҮҮЛЭХ ЖУРАМ 9.1. Архивт түр хадгалагдаж буй Үндэсний архивын сан хөмрөгийн төрийн 9.2. Байнгын хадгалалтанд баримт хүлээн авах төрийн архивыг тогтоохдоо 9.3. Байнгын хадгалалтанд баримт шилжүүлж буй хөмрөг үүсгэгч 9.4. Архивын эмхлэн цэгцлэгдсэн баримтыг эрдэм шинжилгээний лавлах болон хосгүй үнэт баримтын нөөц хуулбар хувийн хамт шилжүүлнэ. 9.5. Архивт түр хадгалах хугацаа дууссан баримтыг дараа оны 01 дүгээр 9.6. Шаардлагатай тохиолдолд хугацаанаас нь өмнө баримт шилжүүлэх 9.7. Хувьчлагдсан байгууллагын байнга, түр хадгалах баримт болон 9.8. Татан буугдсан байгууллагын байнга, түр хадгалах баримт болон 9.9. Байгууллагын чиг үүргийг өөр байгууллагад шилжүүлэлгүй татан 9.10. Байгууллага татан буугдаж, чиг үүрэг нь хэд хэдэн байгууллагад 9.11. Байгууллагын аль нэг зохион байгуулалтын нэгж салж бие даасан 9.12. Хувьчлагдсан, татан буугдсан байгууллагын баримтыг эмхлэн цэгцлэх, 9.13. Байнга хадгалах баримтыг тухайн байгууллага болон зохих төрийн 9.14. Байнга хадгалах баримтыг зохих төрийн архивын дэргэдэх ББНШАЗК- Байнгын хадгалалтанд анх удаа баримт шилжүүлэх үед түүхчилсэн лавлахыг хамт шилжүүлнэ. Дараа дараагийн баримтыг шилжүүлэхдээ байгууллагын нэр, чиг үүрэг, бүтэц, харъяалал болон баримтын агуулга, бүрэлдэхүүнд орсон өөрчлөлтийн талаар түүхчилсэн лавлахад нэмэлт оруулна. Хадгаламжийн нэгжийг нэг бүрчлэн шалгаж шилжүүлнэ. Байнгын хадгалалтанд баримт шилжүүлэхдээ төрийн архивт баримт хүлээн авсан, шилжүүлсэн акт /24 дүгээр хавсралт/ үйлдэнэ. Хэрэв баримт шилжүүлэх үед дансны дүн тоо болон хадгаламжийн нэгжийн тоо хоорондоо зөрж байвал дансны дүн тоог шинээр бичих бөгөөд түүнд бэлэн буй хадгаламжийн нэгжийн тоо, дутагдаж буй хадгаламжийн нэгжийн дугаарыг зааж бичнэ. Дутагдаж буй хадгаламжийн нэгжийн дугаар, дутагдсан шалтгааныг баримт хүлээн авсан, шилжүүлсэн актанд бичнэ. Архив нь дутагдаж буй баримтыг эрж сурвалжлах арга хэмжээ авна. Эрж сурвалжлах арга хэмжээний үр дүнд олдоогүй баримтын талаар акт /19 дүгээр хавсралт/ үйлдэнэ. Үрэгдэж үгүй болсон эх баримтыг тэдгээрийн хуулбар хувиар орлуулж болно. 9.15. Байнгын хадгалалтанд баримт шилжүүлэхийн өмнө зохих төрийн 9.16. Байнга хадгалах баримтыг 3 хувь данс болон баримт хүлээн авсан, 9.17. Зохих төрийн архивын байнгын хадгалалтанд баримт шилжүүлэхтэй АРАВДУГААР БҮЛЭГ
АРХИВЫН АЖЛЫН ЗОХИОН БАЙГУУЛАЛТ 10.1. Архивын ажлын зохион байгуулалтын үндэс
10.1.1. Архивын ажлыг архивын дүрмийн дагуу зохион байгуулна. Архивын дүрэм нь нийтлэг үндэслэл, архивын баримтын бүрэлдэхүүн, архивын зорилт, чиг үүрэг, архивын эрх, архивын ажлын зохион байгуулалт гэсэн үндсэн хэсгээс бүрдэнэ. Шаардлагатай тохиолдолд архивын дүрэмд холбогдох бүлэг нэмж болно. 10.1.2. Архивын дүрмийг архивын ажилтан /эрхлэгч/ боловсруулж, зохих төрийн архиваас санал авсны үндсэн дээр байгууллагын дарга батална. 10.1.3. Архивын ажилтан /эрхлэгч/-ыг байгууллагын даргын тушаалаар томилж, чөлөөлнө. Архивын ажилтан /эрхлэгч/ нь архивын зорилтыг хэрэгжүүлэх чиг үүргийг биечлэн хариуцна. 10.1.4. Архивын ажилтан /эрхлэгч/ нь зохих төрийн архиваас мэргэжил, арга зүйн зөвлөгөө авч тогтмол харилцаатай ажиллана. Шаардлагатай тохиолдолд тодорхой удирдамжийн дагуу зохих төрийн архивт танилцах дадлага хийж болно. 10.1.5. Архивын ажилтан /эрхлэгч/ нь батлагдсан орон тооны дагуу ажлын 10.1.6. Архивын ажилтан /эрхлэгч/-ны мэдлэг мэргэжлийг дээшлүүлэх 10.1.7. Архив нь холбогдох хууль тогтоомжид нийцүүлэн өөрийн үйл 10.2. Архивын ажлын төлөвлөгөө, тайлан 10.2.1. Архив нь жилийн ажлын төлөвлөгөө /31 дүгээр хавсралт/ 10.2.2. Жилийн ажлын төлөвлөгөөнд архивын үндсэн зорилт, чиг үүргийн 10.2.3. Архив нь жилийн ажлын төлөвлөгөөний биелэлт, түүнчлэн жилийн ажлын төлөвлөгөөнд тусгагдаагүй арга хэмжээний биелэлтийн талаар тайлан гаргана. 10.2.4. Архивын ажлын үндсэн төрөлд зарцуулах хугацааны нормыг тогтоохдоо архивын ажилтны хөдөлмөрийн нормыг удирдлага болгоно. /Үндэсний архивын газрын даргын 2003 оны 12 дугаар сарын 29-ний өдрийн 162 дугаар тушаалаар батлагдсан "Архив, албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан ажилтны хөдөлмөрийн норм, норматив"-ыг үзнэ үү/
10.3. Зохион байгуулалтын нэгжид хөтлөгдөж буй хэрэг, тэдгээрийн эмх цэгц, хадгалалтанд тавих хяналт 10.3.1. Архив нь өөрийн батлагдсан дүрмийн дагуу байгууллагын зохион 10.3.2. Архив нь жилд 1-ээс доошгүй удаа зохион байгуулалтын нэгжид Шалгалтын дүнг байгууллагын даргад илтгэх хуудсаар танилцуулна. Илтгэх хуудсанд зохион байгуулалтын нэгжид хөтлөгдөж буй хэрэг, тэдгээрийн эмх цэгц, хадгалалтын бодит байдал, илэрсэн дутагдал, цаашид авах арга хэмжээг тодорхой тусгасан байна. Зохион байгуулалтын нэгжийн дарга, ажилтан нь шалгалтын дүн, илтгэх хуудастай танилцаж, холбогдах apra хэмжээ авч ажиллана. 10.4. Архивын ажилтан /эрхлэгч/ ажлаас чөлөөлөгдөх үед архивын баримт хүлээн авах, шилжүүлэх журам 10.4.1. Архивын ажилтан /эрхлэгч/ ажлаас чөлөөлөгдөх үед архивын Архивын ажилтан /эрхлэгч/ ажлаас чөлөөлөгдөх үед байгууллагын даргын тушаалаар гурваас доошгүй хүний бүрэлдэхүүнтэй ажил хүлээлцэх комисс томилно. Комиссын бүрэлдэхүүнд байгууллагын албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан ажилтан орно. 10.4.2. Ажил хүлээлцэхдээ архивын баримтын бүрэн бүтэн байдал, хосгүй
1 дүгээр хавсралт БАТЛАВ БАТЛАВ ___________________-ын дэргэдэх Байгууллагын даргын /төрийн архивын нэр/ албан тушаалын нэр, гарын ББНШАЗК-ын . . . оны . . . дугаар үсэг, гарын үсгийн тайлал сарын . . . -ны өдрийн . . . дугаар хурлын тэмдэглэл . . . . он . . . сар . . . өдөр ___________________________________ /байгууллагын нэр/ Байнга хадгалах хадгаламжийн нэгжийн бүртгэл №
. . . . . . он
Энэ бүртгэлд . . . –ээс . . . дугаар бүхий ________________________________ хадгаламжийн нэгж бүртгэв. /тоо, үсгээр/
Алгассан дугаар _________________________ Давхардсан дугаар _______________________ Архивын ажилтан / эрхлэгч/ гарын үсэг гарын үсгийн тайлал . . . . . . он . . . . . сар . . . . өдөр Дээрхи байнга хадгалах хадгалмжийн нэгжийн бүртгэлийг __________________________-ын дэргэдэх ББНШК-ын . . . . оны . . . дугаар сарын . . . ны /байгууллагын нэр/ өдрийн . . . дугаар хурлаар хэлэлцэв. хэмжээ А4 /210х297мм/
Байнга хадгалах хадгаламжийн нэгжийн нэгдсэн бүртгэлийн загвар
2 дугаар хавсралт БАТЛАВ БАТЛАВ ___________________-ын дэргэдэх Байгууллагын даргын /төрийн архивын нэр/ албан тушаалын нэр, гарын ББНШАЗК-ын . . . оны . . . дугаар үсэг, гарын үсгийн тайлал сарын . . . -ны өдрийн . . . дугаар хурлын тэмдэглэл . . . . он . . . сар . . . өдөр ___________________________________ /байгууллагын нэр/ Түр хадгалах хадгаламжийн нэгжийн бүртгэл №
. . . . . . он
Энэ бүртгэлд . . .–ээс . . . дугаар бүхий ________________________________ хадгаламжийн нэгж бүртгэв. /тоо, үсгээр/ Алгассан дугаар _________________________ Давхардсан дугаар _______________________ Архивын ажилтан / эрхлэгч/ гарын үсэг гарын үсгийн тайлал . . . . . . он . . . . . сар . . . . өдөр Дээрхи түр хадгалах хадгалмжийн нэгжийн бүртгэлийг ____________________________-ын дэргэдэх ББНШК-ын . . . оны . . . дугаар сарын /байгууллагын нэр/ . . . ны өдрийн . . . дугаар хурлаар хэлэлцэв. хэмжээ А4 /210х297мм/ Түр хадгалах хадгаламжийн нэгжийн нэгдсэн бүртгэлийн загвар
3 дугаар хавсралт БАТЛАВ БАТЛАВ ___________________-ын дэргэдэх Байгууллагын даргын /төрийн архивын нэр/ албан тушаалын нэр, гарын ББНШАЗК-ын . . . оны . . . дугаар үсэг, гарын үсгийн тайлал сарын . . . -ны өдрийн . . . дугаар хурлын тэмдэглэл . . . . он . . . сар . . . өдөр ___________________________________ /байгууллагын нэр/ Боловсон хүчний хувийн хэргийн бүртгэл №
. . . . . . он
Энэ бүртгэлд . . . –ээс . . . дугаар бүхий _____________________________хадгаламжийн /тоо, үсгээр/ нэгж бүртгэв. Алгассан дугаар _________________________ Давхардсан дугаар _______________________ Бүртгэл үйлдсэн ажилтны албан тушаалын нэр гарын үсэг гарын үсгийн тайлал Боловсон хүчний асуудал эрхэлсэн зохион байгуулалтын нэгжийн дарга гарын үсэг гарын үсгийн тайлал . . . . . . он . . . . . сар . . . . өдөр Дээрхи боловсон хүчний хувийн хэргийн бүртгэлийг ______________________________-ын дэргэдэх ББНШК-ын . . . оны . . . дугаар сарын /байгууллагын нэр/ . . . ны өдрийн . . . дугаар хурлаар хэлэлцэв. хэмжээ А4 /210х297мм/ Боловсон хүчний хувийн хэргийн бүртгэлийн загвар
4 дүгээр хавсралт БАТЛАВ БАТЛАВ ___________________-ын дэргэдэх Байгууллагын даргын /төрийн архивын нэр/ албан тушаалын нэр, гарын ББНШАЗК-ын . . . оны . . . дугаар үсэг, гарын үсгийн тайлал сарын . . . -ны өдрийн . . . дугаар хурлын тэмдэглэл . . . . он . . . сар . . . өдөр ___________________________________ /байгууллагын нэр/ Устгах хэргийн акт № /үйлдсэн газрын нэр/ ___________________________________________________________________-ын /баримт бичиг хадгалах хугацааны үлгэрчилсэн жагсаалт, байгууллагын баримт бичиг хадгалах хугацааны жагсаалт/ . . . . . . . дугаар зүйлийг үндэслэн __________________________ хадгалах хугацаа /хөмрөгийн нэр/ дууссан, түүх, эрдэм шинжилгээний болон практик ач холбогдолгүй болсон дараах хэргийг устгахаар ялгав.
Дүн тоо: ____________оны нийт _________________________________хэргийг устгахаар ялгав. /тоо, үсгээр/
Баримтын үнэ цэнийг нягтлан шалгасан ажилтны албан тушаалын нэр гарын үсэг гарын үсгийн тайлал . . . . . . он . . . . cap . . . . өдөр Дээрх устгах хэргийн актыг_________________________________________-ын дэргэдэх ББНШК-ын /байгууллагын нэр/ . . . . . . . оны . . . . дугаар сарын . . . . -ны өдрийн . . . дугаар хурлаар хэлэлцэв.
4 дүгээр хавсралтын үргэлжлэл _______кг бүхий __________________ ширхэг хэргийг хоёрдогч түүхий эд /хаягдал/ /тоо, үсгээр/ боловсруулах газарт . . . . . оны . . . . дугаар сарын . . . . -ны өдөр . . . . . дугаар зарлагын баримтаар шилжүүлэв. Шилжүүлсэн ажилтны албан тушаалын нэр гарын үсэг гарын үсгийн тайлал . . . . . . . он . . . . cap .... өдөр Too бүртгэлийн баримт бичигт өөрчлөлт, хөдөлгөөн орсон болно. Too бүртгэлийн баримт бичигт орсон өөрчлөлт хөдөлгөөнийг тэмдэглэсэн ажилтны албан тушаалын нэр гарын үсэг гарын үсгийн тайлал ......... он . . . . cap .... өдөр хэмжээ А4 /210х297мм/ Устгах хэргийн актын загвар 5 дугаар хавсралт
Баталгааны хуудас
Энэ хадгаламжийн нэгжид ______________________хуудас + дотоод товъёогны /тоо, үсгээр/ _____________________________хуудас бүгд____________________________ /тоо, үсгээр/ /тоо, үсгээр/ хуудас дугаарлав. Алгассан дугаар _____________________________________________________ Давхардсан дугаар ___________________________________________________ А-3, А-2 хэмжээтэй хуудасны дугаар ____________________________________ Дугтуй наасан, үдсэн хуудасны дугаар __________________________________ Гэмтэлтэй, сэлбэн засагдсан хуудасны дугаар ____________________________ Баталгааны хуудас бичсэн ажилтны албан тушаалын нэр гарын үсэг гарын үсгийн тайлал ......... он . . . . cap .... өдөр хэмжээ А4 /210х297мм/ Баталгааны хуудасны загвар 6 дугаар хавсралт Дотоод товъёог
Дүн тоо:__________________________________________баримт бичиг бүртгэв. /тоо, үсгээр/ Дотоод товъёогны хуудасны тоо _______________________________________ /тоо, үсгээр/ Дотоод товъёог үйлдсэн ажилтны албан тушаалын нэр гарын үсэг гарын үсгийн тайлал . . . . . он . . . . cap .... өдөр хэмжээ А4 /210х297мм/ Дотоод товъёогны загвар
7 дугаар хавсралт ________________________________________________________ /төрийн архивын нэр/ ______________________________________ /байгууллагын нэр/ Хөмрөг ¹ Данс ¹ ХН ¹ ___________________________________ /зохион байгуулалтын нэгжийн нэр/ ХАДГАЛАМЖИЙН НЭГЖИЙН ГАРЧИГ /нэмэлт гарчиг, онцлог/ Эхэлсэн он, сар, өдөр________________ Дууссан он, сар, өдөр________________ Хуудасны тоо ______________________ Хадгалах хугацааны жагсаалтын зүйлийн дугаар_____________________________ Хадгалах хугацаа ___________________ хэмжээ А4 /210х297мм/ Байнга болон удаан хугацаагаар хадгалах хадгаламжийн нэгжийн хавтсан дээрх тодорхойлолтын загвар 8 дугаар хавсралт
______________________________________________________ /байгууллагын нэр/ ______________________________________________________ /зохион байгуулалтын нэгжийн нэр/
БАТЛАВ зохион байгуулалтын нэгжийн даргын албан тушаалын нэр, гарын үсэг, гарын үсгийн тайлал он . . . . сар . . . . өдөр Байнга хадгалах хадгаламжийн нэгжийн бүртгэл ¹
Энэ бүртгэлд ________ээс _______дугаар бүхий______________ хадгаламжийн / тоо үсгээр/ нэгж бүртгэв. Алгассан дугаар __________________________ Давхардсан дугаар ________________________ Бүртгэл үйлдсэн ажилтны албан тушаалын нэр гарын үсэг гарын үсгийн тайлал . . . . . он . . . . cap .... өдөр хэмжээ А4 /210х297мм/ Зохион байгуулалтын нэгжийн байнга хадгалах хадгаламжийн нэгжийн бүртгэлийн загвар
9 дүгээр хавсралт ______________________________________________________ /байгууллагын нэр/ ______________________________________________________ /зохион байгуулалтын нэгжийн нэр/
БАТЛАВ зохион байгуулалтын нэгжийн даргын албан тушаалын нэр, гарын үсэг, гарын үсгийн тайлал он . . . . сар . . . . өдөр Түр хадгалах хадгаламжийн нэгжийн бүртгэл ¹
Энэ бүртгэлд ________ээс _______дугаар бүхий______________ хадгаламжийн / тоо үсгээр/ нэгж бүртгэв. Алгассан дугаар __________________________ Давхардсан дугаар ________________________ Бүртгэл үйлдсэн ажилтны албан тушаалын нэр гарын үсэг гарын үсгийн тайлал . . . . . он . . . . cap .... өдөр хэмжээ А4 /210х297мм/ Зохион байгуулалтын нэгжийн түр хадгалах хадгаламжийн нэгжийн бүртгэлийн загвар 10 дугаар хавсралт _________________________________________ /байгууллагын нэр/ Архивт хүлээн авсан баримтын бүртгэл ¹
Дүн тоо:.…….онд ___________________________ хадгаламжийн нэгж хүлээн авав. /тоо, үсгээр/ Архивын ажилтан /эрхлэгч/ гарын үсэг гарын үсгийн тайлал . . . . он . . . . сар . . . . өдөр хэмжээ А4 /210х297мм/ Архивт хүлээн авсан баримтын бүртгэлийн загвар 11 дүгээр хавсралт __________________________________ /байгууллагын нэр/ Хадгаламжийн нэгжийн байрлалын заагуур
Хадгаламжийн сан ¹
хэмжээ А4 /210х297мм/ Хадгаламжийн нэгжийн байрлалын заагуурын загвар
12 дугаар хавсралт Зөвшөөрөв Архивын ажилтан /эрхлэгч/ гарын үсэг, гарын үсгийн тайлал . . . . он . . . . сар . . . . өдөр
______________________________ /байгууллагын нэр/ Захиалгын хуудас ¹
. . . . он . . . . сар . . . өдөр ____________________________________________________________________ /хэрэглэгчийн овог, нэр/ ____________________________________________________________________ /судалгааны төв/
хэмжээ А5 /148х210мм/ Захиалгын хуудасны загвар 13 дугаар хавсралт __________________________________ /байгууллагын нэр/ Баримт түр ашиглуулахаар олгох акт ¹
/үйлдсэн газар/ _____________________________________________________________________ /хүлээн авагч байгууллагын нэр, хаяг, шуудангийн индекс/ _____________________________________________________________ үндэслэн . . . . дугаар хөмрөгийн _____________________________ дугаар данс, бүртгэлийн . . . дугаар хадгаламжийн нэгжийг___________________________ зорилгоор олгов.
Бүгд ______________________ хадгаламжийн нэгж олгов. /тоо, үсгээр/ Хадгаламжийн нэгжийг буцааж өгөх хугацаа _______________________________ Хадгаламжийн нэгжийг эмхлэн цэгцэлж, үдэж хавтаслан, баталгааны хуудас бичсэн байдлаар шилжүүлсэн болно. Түр ашиглуулахаар олгосон баримтыг гэмтээх, үрэгдүүлэх үед хүлээх хуулийн хариуцлагын талаар хүлээн авагч байгууллагад урьдчилан сануулсан болно. Баримт олгогч байгууллагын Баримт хүлээн авагч байгууллагын даргын албан тушаалын нэр даргын албан тушаалын нэр, гарын гарын үсэг, гарын үсгийн тайлал үсэг, гарын үсгийн тайлал тамга тамга . . . . он . . . . сар . . . . өдөр . . . . он . . . . сар . . . . өдөр
13 дугаар хавсралтын үргэлжлэл Баримт олгосон __________________________________________________ /байгууллагын нэр/ Архивын ажилтан /эрхлэгч/ гарын үсэг гарын үсгийн тайлал . . . . он . . . . сар . . . . өдөр Баримт хүлээн авсан ______________________________________________ /байгууллагын нэр/ Архивын ажилтан /эрхлэгч/ гарын үсэг гарын үсгийн тайлал . . . . он . . . . сар . . . . өдөр Баримт бүрэн бүтэн байдлаар буцааж өгсөн _______________________________ /байгууллагын нэр/ Архивын ажилтан /эрхлэгч/ гарын үсэг гарын үсгийн тайлал . . . . он . . . . сар . . . . өдөр Баримт хүлээн авсан ______________________________________________ /байгууллагын нэр/ Архивын ажилтан /эрхлэгч/ гарын үсэг гарын үсгийн тайлал . . . . он . . . . сар . . . . өдөр хэмжээ А4 /210х297мм/ Баримт түр ашиглуулахаар олгох актын загвар
14 дүгээр хавсралт ____________________________________________ /байгууллагын нэр/ Түр олгосон баримтын бүртгэл Эхэлсэн он Дууссан он _____________________________________________________________ үндэслэн _____________________________________________________________ зорилгоор . . . дугаар хөмрөгийн . . . . дугаар данс, бүртгэлийн . . . . дугаар хадгаламжийн нэгжийг түр ашиглуулахаар олгов.
. . . . . онд тухайн байгууллагын ажилтанд . . . . уншлагын танхимд . . . . өөр байгууллагад . . . нийт ____________________ хадгаламжийн нэгж олгов. /тоо, үсгээр/ Архивын ажилтан /эрхлэгч/ гарын үсэг гарын үсгийн тайлал . . . . он . . . . сар . . . . өдөр хэмжээ А4 /210х297мм/ Түр олгосон баримтын бүртгэлийн загвар 15 дугаар хавсралт ______________________ /байгууллагын нэр/ Баримтын ашиглалтын хуудас
Данс, бүртгэлийн дугаар _____ Хадгаламжийн нэгжийн дугаар ______ Хадгаламжийн нэгжийн гарчиг ____________________________________________
Архивын ажилтан /эрхлэгч/ гарын үсэг гарын үсгийн тайлал . . . . он . . . . сар . . . . өдөр хэмжээ А4 /210х297мм/ Баримтын ашиглалтын хуудасны загвар
16 дугаар хавсралт Орлуулагч карт Данс, бүртгэлийн дугаар _______________________________________________ Хадгаламжийн нэгжийн гарчиг ____________________________________________ Тухайн байгууллагын ажилтан, уншлагын танхим, өөр байгууллагад түр ашиглуулахаар олгов /доогуур нь зурах/.
Архивын ажилтан /эрхлэгч/ гарын үсэг гарын үсгийн тайлал . . . . он . . . . сар . . . . өдөр хэмжээ А4 /210х297мм/
Орлуулагч картын загвар 17 дугаар хавсралт БАТЛАВ Байгууллагын даргын албан тушаалын нэр, гарын үсэг, гарын үсгийн тайлал он . . . . сар . . . . өдөр ______________________ /байгууллагын нэр/ Баримтын тооллогын акт ¹ /үйлдсэн газрын нэр/ ______________________________________________________________________ /ээлжит, нэг удаагийн, гэнэтийн тооллого явуулах болсон/ -ыг үндэслэн байгууллагын даргын . . . . оны . . . . дугаар сарын . . . .-ны өдрийн . . . дугаар тушаалаар тооллогын комисс байгуулав. Комиссын дарга ___________________________________________ /албан тушаалын нэр, овог, нэр/
Гишүүд __________________________________________________ /албан тушаалын нэр, овог, нэр/ Тооллогын комисс . . . . оны . . . . дугаар сарын . . . . –ны өдрөөс . . . . дугаар сарын . . . .-ны өдөр хүртэл ажиллаж дараах зүйлийг шалгаж тогтоов. Үүнд 1. Данс, бүртгэлээр нийт _________________________ хадгаламжийн нэгж /тоо, үсгээр/ 2. Дутагдаж буй нийт _____________________________ хадгаламжийн нэгж /тоо, үсгээр/ 3. Алгассан дугаар бүхий нийт _____________________ хадгаламжийн нэгж /тоо, үсгээр/ 4. Давхардсан дугаар бүхий нийт ___________________ хадгаламжийн нэгж /тоо, үсгээр/ 5. Буруу байрлуулсан нийт ________________________ хадгаламжийн нэгж /тоо, үсгээр/ 6. Өөр хөмрөг, архивт шилжүүлбэл зохих нийт _____________ хадгаламжийн нэгж /тоо, үсгээр/ 7. Данс, бүртгэлд ороогүй нийт _____________________ хадгаламжийн нэгж /тоо, үсгээр/ 8. Хөгц болон хорхой шавьжинд идэгдсэн нийт _____________ хадгаламжийн нэгж /тоо, үсгээр/
17 дугаар хавсралтын үргэлжлэл 9. Тооллогын шалгалтанд хамрагдсан нийт __________________ хадгаламжийн нэгжээс /тоо, үсгээр/ 9.1. Ариутгах шаардлагатай _________________________ хадгаламжийн нэгж /тоо, үсгээр/ 9.2. Сэлбэн засах шаардлагатай _____________________ хадгаламжийн нэгж /тоо, үсгээр/ 9.3. Үдэж, хавтаслах шаардлагатай ___________________ хадгаламжийн нэгж /тоо, үсгээр/ 9.4. Бичвэр тодруулах шаардлагатай __________________ хадгаламжийн нэгж /тоо, үсгээр/ 9.5. Сэлбэн засах боломжгүй гэмтсэн __________________ хадгаламжийн нэгж /тоо, үсгээр/ 9.6. Техник боловсруулалт хийх шаардлагатай _______________ хадгаламжийн нэгж /тоо, үсгээр/ 9.7. Түр ашиглуулахаар олгосон ________________________ хадгаламжийн нэгж /тоо, үсгээр/ тус тус тогтоогдов. 10. Баримтын хадгалалтын нөхцөл байдалд өгөх дүгнэлт ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 11. Баримтын хадгалалтын нөхцөл байдалд нөлөөлж буй сөрөг зүйлс ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Баримтын тооллогын хуудас ¹ хавсаргав. Баримтын тооллогын комиссын дарга албан тушаалын нэр, овог, нэр
Гишүүд албан тушаалын нэр, овог, нэр . . . . он . . . . сар . . . . өдөр хэмжээ А4 /210х297мм/
Баримтын тооллогын актын загвар
18 дугаар хавсралт ______________________ /байгууллагын нэр/ Баримтын тооллогын хуудас ¹ Данс, бүртгэлийн дугаар ____________
Нийт ___________________________________________хадгаламжийн нэгж бэлэн /тоо, үсгээр/ тоолов. Архивын ажилтан /эрхлэгч/ гарын үсэг гарын үсгийн тайлал . . . . он . . . . сар . . . . өдөр хэмжээ А4 /210х297мм/
Баримтын тооллогын хуудасны загвар 19 дүгээр хавсралт БАТЛАВ Байгууллагын даргын албан тушаалын нэр, гарын үсэг, гарын үсгийн тайлал он . . . . сар . . . . өдөр ______________________ /байгууллагын нэр/ Эрж сурвалжлах хугацаа дууссан, олдоогүй баримтын акт ¹
______________________ /үйлдсэн газрын нэр/ Хөмрөгийн дугаар, нэр________________________________________________ /ээлжит, нэг удаагийн, гэнэтийн/ ________________________________________ тооллогын явцад хөмрөгт байхгүй нь тогтоогдсон, эрж сурвалжлах арга хэмжээний үр дүнд олдоогүй дор дурдсан хадгаламжийн нэгжийг тоо бүртгэлийн баримт бичгээс хасав.
Бүгд ____________________________________________________хадгаламжийн /тоо, үсгээр/ нэгж хасав. Тоо бүртгэлийн баримт бичигт өөрчлөлт хөдөлгөөн орсон болно. Архивын ажилтан /эрхлэгч/ гарын үсэг гарын үсгийн тайлал . . . . он . . . . сар . . . . өдөр хэмжээ А4 /210х297мм/
Эрж сурвалжлах хугацаа дууссан, олдоогүй баримтын актын загвар
20 дугаар хавсралт
Төрийн архивын нэр БАТЛАВ Хөмрөгийн нэр Байгууллагын даргын албан , Хөмрөгийн дугаар тушаалын нэр, гарын үсэг, гарын үсгийн тайлал он . . . . сар . . . . өдөр Хосгүй үнэт баримтын жагсаалт ____________________________ /он, цагийн хязгаар/
Архивын ажилтан /эрхлэгч/ гарын үсэг гарын үсгийн тайлал . . . . он . . . . сар . . . . өдөр хэмжээ А4 /210х297мм/ Хосгүй үнэт баримтын жагсаалтын загвар
Тайлбар: Төрийн архивын нэрийг зохих төрийн архив нөхөн бичнэ.
21 дүгээр хавсралт ______________________________________________________________________ /төрийн архивын нэр/ ______________________________________________________________________ /хөмрөгийн нэр/ Хөмрөгийн дугаар ___________ Дансны дугаар ______________ ______________________________________________________________________ /дансны нэр/ _______________________________________ /он цагийн хязгаар/ _______________________________________ /байгууллагын оршин буй төвийн нэр/ ______________________________________ /данс үйлдсэн он/ хэмжээ А4 /210х297мм/
Байнга болон удаан хугацаагаар хадгалах баримтын дансны нүүр хуудасны загвар
Тайлбар: 1. Төрийн архивын нэрийг зохих төрийн архив нөхөн бичнэ. 2. Данс үйлдэхдээ энэ зааврын 3.5, 6.5, 7.2-ыг удирдлага болгоно. 22 дугаар хавсралт Дансны бүртгэл Эхэлсэн он __________ Дууссан он __________
Архивт нийт _____________________________________ данс хадгалагдаж байна. /тоо, үсгээр/ Архивын ажилтан /эрхлэгч/ гарын үсэг гарын үсгийн тайлал . . . . он . . . . сар . . . . өдөр хэмжээ А4 /210х297мм/ Дансны бүртгэлийн загвар 23 дугаар хавсралт Архивын гэрчилгээ _______________________________________ /байгууллагын нэр/ _______________________________________ /байгууллагдсан он, сар, өдөр/ Байгууллагын хаяг _____________________________________________________ /шуудангийн индекс, оршин буй төвийн нэр, гудамж талбайн нэр, дугаар/ Харилцах утас, факсын дугаар ___________________________________________ Гэрчилгээ олгосон байгууллагын нэр, он, сар, өдөр ___________________________ 1. Ерөнхий мэдээ
2. Баримтын мэдээ
3. Боловсон хүчин
23 дугаар хавсралтын үргэлжлэл Баримтын хадгалалтын нөхцөл (доогуур нь зурах);
хэмжээ А4 /210х297мм/ Архивын гэрчилгээний загвар
24 дүгээр хавсралт БАТЛАВ БАТЛАВ Байгууллагын даргын Төрийн архивын захирал, албан тушаалын нэр, гарын дарга, эрхлэгч, гарын үсэг, үсэг, гарын үсгийн тайлал гарын үсгийн тайлал . . . . он . . . . сар . . . . өдөр . . . . он . . . . сар . . . . өдөр Төрийн архивт баримт хүлээн авсан, шилжүүлсэн акт ¹ /үйлдсэн газрын нэр/ ______________________________________________________________________ /байгууллагын нэр/ ______________________________________________________________________ /байгууллагад түр хадгалах хугацаа дууссан, байгууллага татан буугдсан, хувьчлагдсан г.м/ __________________________________________________________________-тай холбогдуулан ___________________________________________________ -оны баримтыг тэдгээрийн нөөц хуулбар, хувь, эрдэм шинжилгээний лавлахын хамт байнгын хадгалалтанд хүлээн авав.
Бүгд _______________________________________________ хадгаламжийн нэгж, /тоо, үсгээр/ нөөц хуулбар хувь хүлээн авав. Төрийн архивын . . . . дугаар хөмрөг Шилжүүлсэн ажилтны Хүлээн авсан ажилтны албан тушаалтны нэр, албан тушаалтны нэр, гарын үсэг, гарын үсэг, гарын үсгийн тайлал гарын үсгийн тайлал . . . . он . . . . сар . . . . өдөр . . . . он . . . . сар . . . . өдөр
хэмжээ А4 /210х297мм/ Төрийн архивт баримт хүлээн авсан, шилжүүлсэн актын загвар 25 дугаар хавсралт БАТЛАВ Байгууллагын даргын Албан тушаалын нэр, гарын үсэг, гарын үсгийн тайлал . . . . он . . . . сар . . . . өдөр
____________________________________________________ /байгууллагын нэр/ Сэлбэн засах боломжгүй гэмтсэн баримтын акт ¹
___________________________ /үйлдсэн газрын нэр/ Хөмрөгийн дугаар _____________________________________________________ /хөмрөгийн нэр/ Сэлбэн засах боломжгүй гэмтсэн баримтууд тус хөмрөгт илрэв.
Бүгд _________________________ сэлбэн засах боломжгүй гэмтсэн хадгаламжийн /тоо, үсгээр/ нэгж илрэв. Дээрх хадгаламжийн нэгжийн гэмтлийг тодорхойлж бичнэ: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Акт үйлдсэн ажилтны албан тушаалын нэр гарын үсэг гарын үсгийн тайлал . . . . он . . . . сар . . . . өдөр Тоо бүртгэлийн баримт бичигт өөрчлөлт хөдөлгөөн оруулсан ажилтны албан тушаалын нэр гарын үсэг гарын үсгийн тайлал хэмжээ А4 /210х297мм/ Сэлбэн засах боломжгүй гэмтсэн баримтын актын загвар 26 дугаар хавсралт БАТЛАВ Байгууллагын даргын Албан тушаалын нэр, гарын үсэг, гарын үсгийн тайлал . . . . он . . . . сар . . . . өдөр
____________________________________________________ /байгууллагын нэр/ Тоо бүртгэлийн баримт бичигт гарсан техник алдааны акт ¹
___________________________ /үйлдсэн газрын нэр/ Хөмрөгийн дугаар ____________ Хөмрөгийн нэр _________________________________________________________ __________________________________________________________ ажлын явцад /ажлын төрөл/ тоо бүртгэлийн баримт бичигт дараах техник алдаа илэрэв.
Техник алдааг зассаны үр дүнд хадгаламжийн нэгжийн тоо _______________ - аар нэмэгдэв, хасагдав. /тоо, үсгээр/ Акт үйлдсэн ажилтны албан тушаалын нэр гарын үсэг гарын үсгийн тайлал . . . . он . . . . сар . . . . өдөр Тоо бүртгэлийн баримт бичигт өөрчлөлт хөдөлгөөн орсон болно. Архивын ажилтан /эрхлэгч/ гарын үсэг гарын үсгийн тайлал . . . . он . . . . сар . . . . өдөр хэмжээ А4 /210х297мм/ Тоо бүртгэлийн баримт бичигт гарсан техник алдааны актын загвар 27 дугаар хавсралт БАТЛАВ Байгууллагын даргын Албан тушаалын нэр, гарын үсэг, гарын үсгийн тайлал . . . . он . . . . сар . . . . өдөр ____________________________________________________ /байгууллагын нэр/ Тухайн хөмрөг, архивт хамааралгүй баримт ирүүлсэн акт ¹
___________________________ /үйлдсэн газрын нэр/ ______________________________________________________________________ /ажлын төрөл/ __________________________________________________________ ажлын явцад ______________________________________________________________________ /хөмрөг, хадгаламжийн сан, ажлын байранд/ тухайн хөмрөг, архивт хамааралгүй хадгаламжийн нэгж илрэв.
Бүгд ______________________________________ хадгаламжийн нэгж илрэв. /тоо, үсгээр/ Акт үйлдсэн ажилтны албан тушаалын нэр гарын үсэг гарын үсгийн тайлал . . . . он . . . . сар . . . . өдөр Тоо бүртгэлийн баримт бичигт өөрчлөлт хөдөлгөөн орсон болно. Архивын ажилтан /эрхлэгч/ гарын үсэг гарын үсгийн тайлал . . . . он . . . . сар . . . . өдөр хэмжээ А4 /210х297мм/ Тухайн хөмрөг, архивт хамааралгүй баримт илрүүлсэн актын загвар 28 дугаар хавсралт ____________________________________________________ /байгууллагын нэр/ Хэрэглэгчийн карт
Овог _________________________________________________________________ Нэр __________________________________________________________________ Албан тушаалын нэр ___________________________________________________ ______________________________________________________________________ Хэрэглэгчийг явуулсан байгууллага, түүний хаяг _____________________________ ______________________________________________________________________ Боловсрол ____________________________________________________________ Эрдмийн зэрэг, цол _____________________________________________________ Судалгааны сэдэв, он цагийн хамрах хүрээ _________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Оршин суугаа газрын хаяг _______________________________________________ ______________________________________________________________________ Харилцах утас __________ /ажлын/ ___________ /гэрийн/ Хэрэглэгчийг гэрчлэх баримтын дугаар ____________________________________ ______________________________________________________________________ . . . . он . . . . сар . . . . өдөр гарын үсэг ____________ Уншлагын танхимд ажиллах журамтай танилцсан. хэмжээ А4 /210х297мм/ Хэрэглэгчийн картын загвар 29 дүгээр хавсралт ____________________________________________________ /байгууллагын нэр/ Архивын лавлагаа, архивын хуулбар, хэсэгчилсэн хуулбар, баримтын сэдэвчилсэн жагсаалт олгосон бүртгэл
хэмжээ А4 /210х297мм/ Архивын лавлагаа, архивын хуулбар, хэсэгчилсэн хуулбар, баримтын сэдэвчилсэн жагсаалт олгосон бүртгэлийн загвар 30 дугаар хавсралт ____________________________________________________ /байгууллагын нэр/
УНШЛАГЫН ТАНХИМЫН ХЭРЭГЛЭГЧДИЙН БҮРТГЭЛ Эхэлсэн он __________ Дууссан он __________
________________________________ уншлагын танхимын нийт хэрэглэгчдийн тоо /архивын нэр/ ______________________________________________________________________/тоо, үсгээр/ Архивын ажилтан /эрхлэгч/ гарын үсэг гарын үсгийн тайлал . . . . он . . . . сар . . . . өдөр хэмжээ А4 /210х297мм/
Уншлагын танхимын хэрэглэгчдийн бүртгэлийн загвар 31 дүгээр хавсралт БАТЛАВ Байгууллагын даргын Албан тушаалын нэр, гарын үсэг, гарын үсгийн тайлал . . . . он . . . . сар . . . . өдөр ____________________________________________________ /байгууллагын нэр/ 200 . . оны ажлын төлөвлөгөө /архивын нэр/
Архивын ажилтан /эрхлэгч/ гарын үсэг гарын үсгийн тайлал . . . . он . . . . сар . . . . өдөр хэмжээ А4 /210х297мм/
Архивын жилийн ажлын төлөвлөгөөний загвар 32 дугаар хавсралт БАТЛАВ Байгууллагын даргын Албан тушаалын нэр, гарын үсэг, гарын үсгийн тайлал . . . . он . . . . сар . . . . өдөр ____________________________________________________ /байгууллагын нэр/ Архивын ажилтан /эрхлэгч/ ажлаас чөлөөлөгдөх үед архивын баримт хүлээн авах, шилжүүлэх акт ¹
/үйлдсэн газар/ Байгууллагын даргын . . . . оны . . . . дугаар сарын . . . . –ны өдрийн . . . . дугаар тушаалаар томилогдсон ажил хүлээлэх комиссын дарга _________________ , гишүүдийг /овог, нэр/ ______________________________________________________________________ /овог, нэр/ байлцуулан ______ - ______ оны архивын баримт, хосгүй үнэт баримт, нөөц хуулбар хувь, эрдэм шинжилгээний лавлах ________________________________________ /тоо, үсгээр/ ____________________________________________________________ шилжүүлэн өгөв ___________________________________________ . Дээрхи онуудын архивын /шилжүүлэн өгсөн хүний овог, нэр/ баримт, хосгүй үнэт баримт, нөөц хуулбар хувь, эрдэм шинжилгээний лавлах ___________________________________________________________ хүлээн авав. /тоо, үсгээр/ ______________________________________________________________________ /хүлээн авсан хүний овог, нэр/
Бүгд ________________________________________________ хадгаламжийн нэгж /тоо, үсгээр/ ____________________________________________________ хосгүй үнэт баримт /тоо, үсгээр/ ____________________________________________________ нөөц хуулбар хувь /тоо, үсгээр/ _______________________________________________ данс, бүртгэл хүлээн авав. /тоо, үсгээр/
32 дугаар хавсралтын үргэлжлэл Баримтын хадгалалт, физик, химийн шинж чанар: ___________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
Эрдэм шинжилгээний лавлах, хувийн тоо: _____________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Архивын өрөө, тасалгаа: ___________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Тоног төхөөрөмж, эд хогшил: _______________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ____________________________________ çýðãèéã òîäîðõîéëîí áè÷íý. Õ¿ëýýí àâñàí ãàðûí ¿ñýã ãàðûí ¿ñãèéí òàéëàë Øèëæ¿¿ëýí ºãñºí ãàðûí ¿ñýã ãàðûí ¿ñãèéí òàéëàë Êîìèññûí äàðãà ãàðûí ¿ñýã ãàðûí ¿ñãèéí òàéëàë Êîìèññûí ãèø¿¿ä ãàðûí ¿ñýã ãàðûí ¿ñãèéí òàéëàë
õýìæýý À4 /210õ297ìì/
Àðõèâûí àæèëòàí /ýðõëýã÷/ àæëààñ ÷ºëººëºãäºõ ¿åä àðõèâûí áàðèìò õ¿ëýýí àâàõ, øèëæ¿¿ëýõ àêòûí çàãâàð |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
